Hva er en anskaffelsessyklus?

Anskaffelsessyklusen er en serie trinn involvert i prosessen med å anskaffe varer til salgs eller bruk av et selskap eller et byrå. Det starter med å identifisere behovet for et gitt produkt, beveger seg gjennom kjøpsprosessen og levering, og avvikler ved fornyelse, der folk bestemmer om de trenger mer av produktet. Ofte overvåker en hel avdeling denne prosessen. Denne avdelingen må finne de beste produktene til de beste prisene, med tanke på begrensninger som å nekte å gjøre forretninger med visse selskaper eller land i ferd med å bestemme hva de skal anskaffe og hvor.

Når et selskap identifiserer behovet for et produkt, starter anskaffelsessyklusen, med å samle informasjon. Personer forsker på tilgjengelige alternativer for å oppfylle behovet og samle inn data om priser, rabatter, leveringstider og andre forhold. Når de har identifisert en best mulig kilde, henvender de seg til leverandøren for å inngå kontraktsforhandlinger. Dette kan være så enkelt som å bestille noen få papirer fra en Paper mølle, eller så kompleks som å forhandle om et helt nytt datasystem for et myndighetsorgan.

I løpet av denne delen av anskaffelsessyklusen jobber folk på begge sider for å få den beste avtalen. Leverandøren vil vurdere faktorer som størrelsen på ordren og sannsynligheten for gjentatte ordrer, mens selskapet tenker på problemer som hvor raskt det trenger produktet. Det kan be prøver å gi den en sjanse til å vurdere kvalitet og sammenligne tilbud fra forskjellige leverandører. Etter hvert vil det fullføre en avtale med en salgskontrakt og avvente levering.

Etter levering bruker eller selger folk produktet, og bringer anskaffelsessyklusen til slutt når de står overfor enten et nytt behov for produktet, eller fullføring av et prosjekt og ikke ytterligere behov for et gitt produkt. De kan forkaste ubrukte produkt, returnere utleie, bli kvitt skadede og brukte produkter og bestemme om de trenger å bestille mer. PåDette punktet i anskaffelsessyklusen kan folk be om tilbakemelding fra ansatte og andre om hvor godt produktet oppfylte deres behov, for å avgjøre om de vil bruke den samme leverandøren eller henvende seg til noen nye.

Det er vanligvis spesifikke anskaffelsesprosedyrer på et selskap. Folk må følge disse hvis de vil bestille nye produkter, fra å arkivere riktig rekvisisjonsskjema for å sørge for at noen er tilgjengelige for å signere for produktet på leveringstidspunktet. Dette kan være komplisert på arbeidsplasser med problemer som sikkerhetsproblemer, der å beskytte sikkerheten på arbeidsplassen kan kreve noen ekstra trinn, som å kjøre bakgrunnssjekker på leverandører, under anskaffelsessyklusen.