Co to są minuty spotkań?

Minuty spotkania to konto oficjalnego spotkania, zwykle rady dyrektorów spółki lub podmiotu rządowego.Jednak wiele grup wolontariuszy prowadzi również minuty spotkań, aby opowiedzieć historyczną relację ze wszystkich zapisów, decyzji i rachunków.Protokoły są zwykle przyjmowane przez jedną osobę, a następnie zatwierdzane na następnym posiedzeniu zarządu, gdy wszyscy członkowie zarządu mieli okazję przejrzeć i dokonać żadnych poprawek.

Przez większość czasu minuty spotkań są bardzo technicznym i faktycznym opisem tego, co wzięłomiejsce na spotkaniu.Zatwierdzenie protokołu jest zwykle wykonywane z bardzo małą dyskusją lub nie.Jednak w niektórych przypadkach, na przykład w przypadku wysoce kontrowersyjnego problemu lub błędu, może wystąpić znaczna dyskusja.Zwykle zdecydowana większość członków zgadza się, co powinny powiedzieć minuty.Nie stają się oficjalną częścią rekordu, dopóki nie zostaną zatwierdzone przez zarząd.

Format na minuty spotkań może się różnić w zależności od organizacji, ale zwykle są bardzo proste.Zaczyna się od wymienienia spotkania ciała, daje datę i godzinę spotkania, członkowie obecni i oferują krótki przegląd każdego przedmiotu obrad oraz zapis głosowania, jeśli taki został zabrany, dla każdego przedmiotu.Zwróci również uwagę na czas odroczenia i zwykle wymienia datę i godzinę następnego spotkania.

Protokoły spotkania są podejmowane przez osobę wyznaczoną jako sekretarka.W zależności od sytuacji może to być członek zarządu.Jeśli nie członek zarządu, cała praca sekretarza będzie rezygnacja z notatek.Jeśli jest to członek zarządu, praca jest nieco trudniejsza, ponieważ można się spodziewać w dyskusji i głosowaniach oprócz robienia notatek.Zasadniczo dla organu rządowego lub firmy sekretarz nie będzie członkiem zarządu.W przypadku organizacji wolontariuszy sekretarz zwykle jest w zarządzie i rozważa oficera zarządu.

Minuty mogą się różnić niż inne relacje z spotkania, takie jak te znalezione w gazecie, w tych minutach mają charakter chronologiczny.Każdy element w minutach jest zgłaszany w sekwencji, w której się wydarzyło.Jeśli spotkanie zostanie objęte w gazecie, reporter na ogół zacznie pisać o problemie, który jest uznawany za najbardziej warte.Inne kwestie mogą, ale nie muszą być objęte, w zależności od ich względnego znaczenia.Należy zauważyć, że każdy rodzaj konta, minuty spotkań i artykuł w gazecie jest prawidłowy ze względu na swój konkretny styl.