Vad är en upphandlingsgrupp?

En upphandlingsgrupp är ett team av individer inom en organisation eller företag som har myndighet och ansvar att anskaffa eller få en given produkt eller serie produkter.Upphandlingsgruppen kan bestå av individer från olika avdelningar inom en organisation, så att varje individ kan representera personalens behov inom den avdelningen och kan hjälpa till i beslutsprocessen.Gruppen kan också inkludera de med budgetmyndighet och de som är en expert inom den typ av material som anskaffas.Till exempel, om nya datorer köps, kan en representant från avdelningen som använder datorerna arbeta med företagets informationsteknologiavdelning som en del av en upphandlingsgrupp.

Grupperens ansvar kan börja med att identifiera ett behov som måste tillgodoses.Till exempel kommer vissa grupper att utvärdera datorsituationen i företaget för att avgöra om och när nya datorer måste köpas.I andra fall monteras emellertid inte upphandlingsgruppen förrän en efterfrågan redan har identifierats, och gruppen har helt enkelt i uppdrag att välja lämpliga produkter för att tillgodose företagens behov.

Upphandlingsgruppen forskar sedan för att avgöra vilken produkt som bäst uppfyller företagets behov.Detta kan involvera kontakt med säljare, samt att delta i mässor eller provtagningsprodukter för att avgöra om dessa produkter är effektiva eller inte.Det kan också innebära att man gör personlig och online-forskning om prissättning, kundservice, produktkvalitet och andra variabler som påverkar om en given produkt skulle vara ett bra köp eller inte.

Gruppen kan ha en fast budget inom vilken den måste fungera.Gruppen måste ta hänsyn till detta, och andra parametrar som ställts in av myndighet inom företaget.Den måste då fatta ett beslut eller rekommendation på grundval av den forskning som den har gjort och budgeten och begränsningarna på den.

Upphandlingsgrupper kan vara ansvariga för att faktiskt göra köpet och/eller för att säkerställa kontrakt att köpa med producenten eller leverantören efter deras val.De kan också ge rekommendationer för vad som ska anskaffas eller köpas och en annan avdelning eller avdelning kan då göra det slutliga faktiska köpet.Vissa upphandlingsgrupper har slutlig myndighet medan andra måste konsultera med en högre verkställande eller individ inom företaget innan de kan göra ett köp eller ett kontrakt för försäljning av varor.