Vad gör en administrativ samordnare?

I allmänhet hanterar en administrativ samordnare och stöder kontor eller organisation.De viktigaste arbetsuppgifterna inkluderar vanligtvis att tillhandahålla omfattande administrativt stöd, övervaka supportpersonal och hjälpa till att hantera budgeten.Dessa uppgifter är väl lämpade för en person som är självmotiverad, noggrann och praktisk.

Primära uppgifter

Huvudrollen för en administrativ samordnare fungerar som en kontakt mellan avdelningar, utanför leverantörer och personal.För att fungera effektivt har de flesta organisationer en komplex hierarki av individer och specialister som måste arbeta tillsammans för att få saker gjort.Administrativa samordnare organiserar, övervakar och underlättar detta arbetsflöde vanligtvis.De kan också uppmanas att lära sig de tekniska detaljerna och den inre arbetet i en organisation för att ge specialiserat stöd.

Till exempel, om en fakultetsmedlem vid ett universitet behöver ersättning för resekostnader, kan samordnaren behöva arbeta med fleraandra avdelningar för att säkra medlen.Han eller hon kan arbeta med resekontoret, redovisningsavdelningen, fakultetsstödpersonalen eller andra för att behandla nödvändig information för fakultetsmedlemmen.En administrativ samordnare med specialiserad kunskap om universitetsåterbetalningsprotokollet kan vanligtvis bättre betjäna fakultetsmedlemmen än andra skolanställda.

Hantera personal

Den administrativa samordnaren för en stor organisation hanterar vanligtvis supportpersonalen.Dessa anställda inkluderar vanligtvis icke-tillsynsanställda i avdelningen som tillhandahåller kontoristiska, sekretariat eller finansiella tjänster.De flesta samordnare ansvarar också för att anställa nya anställda, utvärdera eller bestraffa nuvarande anställda och ställa in arbetsuppgifter.

Stöduppgifter

En administrativ samordnare kan behöva utföra grundläggande kontoristiska uppgifter, särskilt om organisationen han eller hon arbetar för är små.Han eller hon kan vara involverad i att underhålla databaser, skapa rapporter, skriva brev och arbeta med andra allmänna stödaktiviteter.Koordinatorer är ofta ansvariga för att underhålla kontoret, inklusive att köpa leveranser, arbeta med anläggningshantering och säkerställa underhåll för utrustning.

Budgetering

En annan viktig uppgift för en administrativ samordnare är att hjälpa till att förbereda och implementera organisationens budget.De flesta samordnare är vanligtvis involverade till viss del i ekonomisk förvaltning av deras företag.De är ofta involverade i att övervaka hur pengar spenderas, hjälper till att kontrollera kostnader, godkänna utgifter och skriva finansiella rapporter.

Att bli en administrativ samordnare

Den huvudsakliga kvalificeringen för en administrativ samordnare är tidigare arbetslivserfarenhet, med många organisationer som kräver en motsvarande motsvarandeav sju år i administrativt stöd.Många samordnare hade tidigare positioner som kontors- eller administrativa chefer, administrativa assistenter eller som kundtjänstrepresentanter.Förutom erfarenhet kräver många av dessa positioner minst ett gymnasieexamen eller allmän likvärdighetsexamen (GED).Vissa organisationer kan kräva en kandidatexamen eller till och med en högskoleexamen.