Vad är ett nödköp?

Ett nödköp är ett som måste göras för att minska risken för förlust av liv eller egendom i samband med en oväntad händelse. I nödsituationer kan normala inköpsregler avbrytas så att människor kan komma åt varor eller tjänster de behöver för att omedelbart mildra nödsituationen. Vanligtvis måste de lämna in dokumentation för att stödja köpet, med specifik information om situationen, behovet och säljaren som slutligen levererade nödvändiga material. Granskning kan senare fastställa att situationen inte kvalificerade sig för särskild hantering.

Under konventionella omständigheter är inköp strukturerade till en budget. För större inköp måste jämförelse shopping eller uppmaning av bud ske. En högskola, till exempel, ber om bud från flera VVS -företag att avgöra vilka som bäst kan tillgodose dess behov och tilldelar ett kontrakt till det bästa. Om en VVS -nödsituation, som ett plötsligt stopp som hotar att översvämma en byggnad eller släppa avfall på campus, inträffar, inträffar COLLEGE kan avlägsna denna process med ett nödköp för att fixa problemet.

Köpet måste bidra direkt till en snabb upplösning av en nödsituation. Att anställa en rörmokare för att fixa ett stopp är tillåtet, till exempel, medan att betala ett matta städföretag kanske inte betraktas som en nödsituation. Förfrågningar om att göra nödköp kan nekas om problemet var förebyggande eller förutsägbart. En informationsteknologiavdelning, till exempel, bör ha planer på att ersätta föråldrad utrustning, tillsammans med säkerhetskopior för nödfel. Om det inte gör det och nätverket hotas skapades nödsituationen genom vårdslöshet och det kanske inte är kvalificerat för ett nödköp.

Noggrann protokoll införs vanligtvis för att definiera och övervaka nödköp. Målet är att förhindra situationer där människor använder denna metod för sista utväg för att tillgodose grundläggande behov. Ett nödköp kan vara mordyrt, särskilt om det är relaterat till en katastrof som är större än organisationens omedelbara behov. I en orkan kan till exempel generatorer bli extremt dyra, och företag som måste köpa dem för att hålla tjänster igång kommer att spendera mer än de skulle ha genom att köpa en generator i förväg för att förbereda sig för nödsituationer.

Särskilda auktorisationsformulär kan användas för ett nödköp. Formen förklarar situationens natur, definierar nödsituationen och ger motivering för att visa hur utgifterna var nödvändiga. En handledare eller avdelningschef kan behöva logga ut på formuläret, vilket indikerar att det har granskats och godkänts. Revisorer med oro kan begära en granskning och kan rekommendera aktiviteter som bättre akutplanering i framtiden för att förhindra att sådana situationer inträffar igen.