Đơn đặt hàng mua hàng của công ty là gì?

Một đơn đặt hàng mua hàng của công ty (PO) là một tài liệu được gửi bởi một công ty cho một nhà cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ.Nó nói chính xác những gì đang được mua và với giá nào.Sau khi nhà cung cấp nhận và chấp nhận đơn đặt hàng, nó hoạt động như một hợp đồng giữa tập đoàn và nhà cung cấp.Đơn đặt hàng mua hàng của công ty cho thấy rõ ràng giữa cả hai bên những gì được mong đợi và chi phí bao nhiêu.

Đơn đặt hàng vượt ra ngoài các phương thức chỉ để đặt hàng.Trong hầu hết các tập đoàn, đơn đặt hàng là bước đầu tiên trong một quy trình kế toán.Việc phát hành một đơn đặt hàng thường được thực hiện bởi bộ phận kế toán và sẽ tạo hồ sơ phải trả tài khoản.Nó cũng tạo ra một thiết bị theo dõi cho các đơn đặt hàng nổi bật.Trong các tập đoàn thực hiện hàng trăm hoặc hàng ngàn giao dịch mua hàng tháng, điều này trở thành một cơ chế theo dõi không thể thiếu.Từ quan điểm của nhà cung cấp, một đơn đặt hàng mua hàng của công ty cung cấp sự rõ ràng và cơ chế kế toán.Nhận đơn đặt hàng mua hàng của công ty không chỉ cung cấp cho nhà cung cấp một hợp đồng bằng văn bản với người mua, nó còn trở thành bước đầu tiên trong việc tạo ra một dấu vết của các khoản phải thu.Các đơn đặt hàng này rất quan trọng khi cố gắng có được tài chính hoặc các khoản vay kinh doanh như các tài liệu của nhà cung cấp sẽ có bao nhiêu tiền vào công ty và khi dự kiến sẽ được nhận.một số po;Tên, địa chỉ và thông tin điện thoại của cả hai bên;và một mô tả về hàng hóa và dịch vụ với giá cả và tổng số.Đối với cả người mua và người bán, số PO trở thành cơ chế theo dõi chính cho tất cả các đơn đặt hàng được đặt giữa hai đơn hàng.Một biến thể của đơn đặt hàng mua hàng là một đơn đặt hàng thường trực tạo ra một đơn đặt hàng trong một khoảng thời gian.Điều này cho phép giảm số lượng cho các sản phẩm hoặc dịch vụ mà don don phải được phân phối cùng một lúc.Những loại POS này thường là dành cho các sản phẩm hoặc dịch vụ được phân phối định kỳ trong suốt một năm.Chẳng hạn, đơn đặt hàng có thể được ban hành để giao hàng hàng tháng hoặc bảo trì hàng quý một đơn vị điều hòa không khí.Đối với các tập đoàn nhỏ hơn, việc tạo quy trình đặt hàng có thể giống như quá mức cần thiết, nhưng sau khi nó được thực hiện đúng, nó tiết kiệm thời gian và tiền bạc.Nó cung cấp cho người mua và người bán một số PO giúp đơn đặt hàng theo dõi dễ dàng.Nó cũng tạo ra một tài liệu pháp lý giữa cả hai bên đảm bảo cho người mua giá được đàm phán và cung cấp cho nhà cung cấp một tài liệu cho phép hợp pháp với các quỹ nợ.