Biên lai tài liệu là gì?

Thông thường khi một tài liệu được đấu thầu với ai đó, người đấu thầu tài liệu có nhu cầu lưu giữ hồ sơ trao đổi hoặc cần phải đảm bảo bằng chứng rằng tài liệu đã được trao cho người nhận.Vì những lý do này, cũng như những người khác, một biên lai tài liệu thường được tạo và bắt buộc phải được ký bởi người nhận.Mặc dù không có biểu mẫu tiêu chuẩn cho biên lai tài liệu, nhưng hầu hết đều bao gồm tên của tài liệu, ngày và thời gian được đấu thầu cho người nhận và chữ ký của người đã chấp nhận nhận tài liệu. Trong khi có các phương thức khác để đảm bảohoặc chứng minh rằng một tài liệu đã được nhận, chẳng hạn như gửi tài liệu được chứng nhận hoặc thư đã đăng ký, trong một số trường hợp, các phương pháp đó không thực tế hoặc được ưu tiên.Trong trường hợp không có thẻ ký hợp đồng chính thức hoặc biên lai, chẳng hạn như biên lai trả lại cho thư hoặc gói được chứng nhận, có thể sử dụng biên lai tài liệu.Ví dụ: nếu một dịch vụ chuyển phát nhanh riêng tư được sử dụng hoặc một tài liệu được gửi bằng tay, có thể không có bằng chứng về việc giao hàng không có biên lai tài liệu.

Việc sử dụng biên lai tài liệu thường được sử dụng cho các tài liệu pháp lý;Tuy nhiên, một biên lai tài liệu có thể được sử dụng cho bất kỳ loại tài liệu nào.Trong lĩnh vực pháp lý, một sự thay đổi vào phút cuối đối với một tài liệu có thể cần được gửi cho khách hàng hoặc chuyển động khẩn cấp được nộp cho tòa án mà không cần phải chờ đợi một dịch vụ thư truyền thống.Thông thường, ngay cả thư qua đêm sẽ không đưa tài liệu đến đích đúng hạn.Do đó, một dịch vụ chuyển phát nhanh tư nhân có thể được sử dụng hoặc tài liệu được gửi trực tiếp.Một hồ sơ về việc giao hàng có thể cần thiết trong trường hợp có tranh chấp về biên lai sau đó.Ưu đãi để mua nói chung là thời gian nhạy cảm.Mặc dù một đề nghị có thể được fax cho người bán, nhưng nếu đề nghị được chấp nhận, các bên thường muốn có một bản sao gốc, có chữ ký càng sớm càng tốt, yêu cầu cần sử dụng một phương thức giao hàng nhanh, chẳng hạn như dịch vụ chuyển phát nhanh riêng.Bằng chứng về biên lai sau đó được thực hiện bằng cách sử dụng biên lai tài liệu. Một biên lai tài liệu có thể được công phu hoặc đơn giản như bên sử dụng nó mong muốn.Theo quy định, nó sẽ chứa tên và mô tả ngắn gọn về tài liệu được gửi, số lượng trang, ngày và giờ và sẽ có một khoảng trống cho tên và chữ ký của người chấp nhận nhận tài liệu.Việc nhận không chỉ đóng vai trò là một hồ sơ cho người đã đấu thầu tài liệu mà còn có thể được yêu cầu trong trường hợp có tranh chấp hoặc kiện tụng trong tương lai xung quanh khi hoặc ngay cả khi, tài liệu đã được nhận.