Trợ lý mua hàng làm gì?

Một trợ lý mua hàng là một cá nhân làm việc trong bộ phận mua hàng của một cơ sở kinh doanh hoặc bán lẻ.Người này có thể hỗ trợ người mua cao cấp hoặc người mua đưa ra quyết định về những gì mua hàng để thực hiện, mặc dù hầu hết các trợ lý mua hàng làm việc nhiều hơn về phía hành chính và dữ liệu của mọi thứ.Một số người cũng sẽ phục vụ như một điểm liên lạc giữa bộ phận mua hàng và các nhà sản xuất hoặc doanh nghiệp mà các mặt hàng được mua.Điều quan trọng đối với bất kỳ ai muốn làm trợ lý mua hàng để có sự chú ý cao đến chi tiết và khả năng hiểu các báo cáo phức tạp, đơn đặt hàng và hóa đơn.

Thông thường không có nhiều yêu cầu giáo dục cụ thể để trở thành trợ lý mua hàng.Hầu hết mọi người sẽ có ít nhất một giáo dục trung học và có thể là cộng sự hoặc bằng cử nhân kinh doanh hoặc kế toán, mặc dù hầu hết các doanh nghiệp không yêu cầu điều này và sẵn sàng cung cấp đào tạo tại chỗ cho vị trí cấp nhập cảnh này.Những người cuối cùng muốn làm việc như một người mua hoặc người mua thường sẽ bắt đầu ở đây với tư cách là trợ lý mua hàng và cố gắng làm việc theo cách của họ sau vài tháng hoặc nhiều năm ở vị trí, tùy thuộc vào quy mô của doanh nghiệp.Nhập dữ liệu thường là khía cạnh lớn nhất của công việc của một trợ lý mua hàng.Khi người mua cao cấp đưa ra quyết định về những gì sẽ mua cho công ty và khi nào, thông tin này có thể được cung cấp cho trợ lý mua hàng, người chịu trách nhiệm đưa ra đơn đặt hàng và thậm chí có thể đặt nó.Vì lý do này, một sự chú ý tuyệt vời đến chi tiết là cần thiết để tránh những sai lầm tốn kém.Trên cơ sở hàng tuần hoặc hàng tháng, trợ lý có thể chịu trách nhiệm chuẩn bị báo cáo mua hàng chi tiết và đảm bảo rằng các hóa đơn được chuẩn bị và phân phối theo yêu cầu.Hoặc cô ấy có thể là người được liên lạc bởi các nhà sản xuất hoặc nhà thầu bên ngoài.Mặc dù cấp trên của anh ấy hoặc cô ấy có thể sẽ là những người rút ra hợp đồng, trợ lý có thể là người gửi chúng và đảm bảo rằng họ được hoàn thành và ký hợp lý, vì vậy điều quan trọng là phát triển mối quan hệ tích cực với các nhà sản xuất hoặc nhà thầu.Ngoài các nhiệm vụ thông thường này, một trợ lý mua hàng cũng có thể cần cung cấp hỗ trợ văn phòng tổng quát như trả lời điện thoại, nộp đơn và vận hành các phần công nghệ văn phòng khác nhau như máy fax.