Người giám sát văn phòng làm gì?

Tùy thuộc vào loại hình văn phòng, một giám sát viên văn phòng có thể có nhiều trách nhiệm công việc khác nhau.Thông thường, một giám sát viên văn phòng có trách nhiệm quản lý các nhân viên văn phòng khác cũng như điều hành văn phòng, bao gồm các nhiệm vụ như tạo lịch trình, tuyển dụng và đào tạo nhân viên mới, và duy trì nguồn cung cấp và thiết bị văn phòng, trong số những người khác.Người giám sát của một văn phòng thường sẽ báo cáo cho quản lý cấp trên. Một giám sát viên văn phòng có thể làm việc ở bất kỳ văn phòng cỡ trung bình đến lớn nào với một số nhân viên hành chính văn phòng.Anh ấy hoặc cô ấy sẽ cần phải có kỹ năng tổ chức tuyệt vời cũng như khả năng làm việc tốt với người khác và cung cấp dịch vụ khách hàng nếu cần.Người giám sát cần có khả năng tạo lịch trình công việc đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp cũng như tính đến các yêu cầu của nhân viên, chẳng hạn như thời gian nghỉ phép hoặc thời gian ốm.Người giám sát cũng có thể cần lên lịch các cuộc họp hoặc các sự kiện khác của công ty, cũng như tham gia biên bản cuộc họp.

Điều quan trọng là một người giám sát văn phòng biết và hiểu tất cả các chức năng và nhu cầu của văn phòng.Anh ấy hoặc cô ấy cần có khả năng truyền thông tin này cho các nhân viên khác và để hiểu mỗi nhiệm vụ riêng lẻ nên thực hiện bao nhiêu thời gian.Bởi vì một giám sát viên văn phòng có thể được yêu cầu hỗ trợ quản lý trong việc thuê nhân viên mới, cần phải có một ý tưởng rõ ràng về các kỹ năng cần thiết để thành công trong một môi trường văn phòng cụ thể.Cũng cần phải đảm bảo rằng các nhiệm vụ công việc không được sao chép và mọi nhân viên là cần thiết. Trên cơ sở hàng ngày, người giám sát cần đảm bảo rằng mọi nhân viên đều phải thực hiện nhiệm vụ và duy trì các chính sách của công ty cho các vấn đề như hành vivà trang phục.Nếu bất kỳ vấn đề nào phát sinh giữa nhân viên hoặc với khách hàng hoặc khách hàng, người giám sát sẽ cần phải có mặt để giúp giải quyết vấn đề.Người giám sát văn phòng cũng sẽ cần duy trì thiết bị trong văn phòng, chẳng hạn như máy sao chép hoặc máy tính, cũng như theo dõi các nguồn cung cấp cần được đặt hàng.Trả lời điện thoại, và nhận và gửi thư văn phòng, trong số những người khác.Mỗi văn phòng có thể yêu cầu một sự kết hợp khác nhau của các nhiệm vụ từ các giám sát viên và nhân viên hành chính của họ, và người giám sát cần có khả năng thực hiện công việc của họ trong khi là một nhà lãnh đạo tốt cho các nhân viên khác.Điều quan trọng là người giám sát có thể lắng nghe các nhân viên khác quan tâm, ý tưởng và đề xuất, đổi mới cách giải quyết vấn đề và truyền lại những mối quan tâm quan trọng cho quản lý cấp trên.