Co je to přední kancelář?

Front Office je označení, které popisuje oblast firmy, kde komunikují klienti a zaměstnanci společnosti.Přední kanceláře se obvykle nazývají SO, protože jsou na přední straně nebo vstup do firmy, což zákazníkům umožňuje snadný přístup k kancelářským pracovníkům.Tato životně důležitá část podniku může sloužit mnoha účelům v závislosti na společnosti a je často nejlepším místem k získání jakýchkoli informací souvisejících s zákazníky.

Přední kanceláře mohou mít vstupní stůl s obsluhou sekretáře nebo administrativního pracovníka.Tento hlavní stůl může nabídnout pomoc přicházejícím klientům nebo zákazníkům a může nasměrovat dotazy k opravě personálu.Alternativně mohou být všichni zaměstnanci na oddělení vyškoleni v oblasti zákazníků;Vzhledem k tomu, že pracovníci front office mohou mít mnoho povinností, školení všech v zákaznickém servisu znamená, že někdo bude téměř vždy k dispozici, aby pomohl klientovi.

Kromě toho, že je kontaktním bodem pro klienty, může tato oblast sloužit také jako hlavní centrum komunikace pro celou společnost.Úřední pracovníci často slouží sekretářským funkcím a mohou mít na starosti přijímání zpráv, vyřizování objednávek a předávání informací různým oddělením.Mnoho předních kanceláří pracuje ve shodě s prodejními a marketingovými odděleními za účelem vytváření a distribuce informací klientům.

V závislosti na velikosti a funkci podnikání může front office sloužit jako jack všech obchodů.Pracovníci v této oblasti mohou zpracovávat denní třídění a distribuci pošty, poskytovat kopírovací a faxové služby jiným oddělením, spolupracovat přímo s klienty a plnit povinnosti vstupu do údajů.Typický pracovník v této pozici bude mít směs dovedností zákaznických služeb a kancelářských dovedností.Organizační dovednosti, počítačová gramotnost a psaní jsou často zásadní pro přežití hektické atmosféry této oblasti.

Front office může také sloužit jako domov pro kancelářské stroje.Mezi běžná zařízení nalezená v přední kanceláři patří kopírky, faxové stroje, více liniové telefony, poštovné a měřítko pro poštu a kancelářské počítače.Mnoho odborníků na front office naznačuje, že je moudré požádat pracovníky front office o pomoc před pokusem o použití kterékoli z těchto strojů;Zlomený nebo zaseknutý stroj může způsobit hodiny bolesti hlavy a pomalou výrobu pro celou společnost.

Osoba odpovědná za tuto energickou oblast může mít řadu různých titulů, jako je hlavní sekretářka kanceláře, vedoucí kanceláře nebo administrátor.Tato osoba je obecně odpovědná za školení a správu asistentů a slouží jako vedoucí oddělení.Manažeři front office mají obvykle vynikající manažerské dovednosti a jasné porozumění společnosti a její funkci.