Hvad er et front office?

Et front office er en betegnelse, der beskriver et område i en virksomhed, hvor klienter og virksomhedspersonale interagerer.Frontkontorer kaldes typisk det, fordi de er foran eller indgangen til en virksomhed, hvilket giver kunderne let adgang til kontorarbejdere.Denne vigtige del af virksomheden kan tjene mange formål, afhængigt af virksomheden, og er ofte det bedste sted at få enhver kundrelateret information.

Frontkontorer kan have en indgangsdesk bemandet med en sekretær eller administrativ arbejdstager.Dette hovedbord kan tilbyde hjælp til indkommende kunder eller kunder og kan henvise forespørgsler til at korrigere personale.Alternativt kan alt personale i afdelingen blive uddannet i kundehjælp;Da front office -medarbejdere kan have mange opgaver, betyder det at uddanne dem alle i kundeservice, at nogen næsten altid vil være tilgængelige for at hjælpe en klient.

Ud over at være et kontaktpunkt for klienter kan dette område også tjene som det vigtigste knudepunkt for kommunikation for hele virksomheden.Kontorarbejdere betjener ofte sekretærfunktioner og kan være ansvarlige for at tage beskeder, håndtere ordrer og videresende oplysninger til forskellige afdelinger.Mange frontkontorer arbejder sammen med salgs- og marketingafdelinger for at oprette og distribuere information til klienter.

Afhængig af virksomhedens størrelse og funktion kan frontkontoret fungere som en stik af alle handler.Arbejdstagere i dette område kan håndtere Daily Mail -sortering og distribution, levere kopi- og faxtjenester til andre afdelinger, arbejde direkte med klienter og udføre dataregistreringsopgaver.En typisk arbejdstager i denne position vil have en blanding af kundeservicefærdigheder og kontorfærdigheder.Organisatoriske færdigheder, computerlitteratur og typning er ofte afgørende for at overleve den hektiske atmosfære i dette område.

Front Office kan også tjene som hjemmet for kontormaskiner.Almindelige enheder, der findes i frontkontoret, inkluderer kopimaskiner, faxmaskiner, multi-linjetelefoner, porto og skalamaskiner til mail og kontorcomputere.Mange front office -eksperter antyder, at det er klogt at bede front office -medarbejdere om hjælp, før de forsøger at bruge nogen af disse maskiner;En brudt eller fastklemt maskine kan forårsage timer med hovedpine og langsom produktion for en hel virksomhed.

Den person, der er ansvarlig for dette energiske område, kan have en række forskellige titler, såsom hovedsekretær, kontorchef, kontorvejleder eller administrator.Denne person er generelt ansvarlig for uddannelse og administrerende assistenter og tjener som afdelingsleder.Frontkontorledere har typisk fremragende ledelsesmæssige færdigheder såvel som en klar forståelse af virksomheden og dets funktion.