Cos'è un front office?
Un front office è una designazione che descrive un'area di un'azienda in cui i clienti e il personale dell'azienda interagiscono.I front office sono in genere chiamati perché sono di fronte o ingresso di un'azienda, dando ai clienti un facile accesso agli impiegati.Questa sezione vitale dell'azienda può servire a molti scopi, a seconda dell'azienda, e spesso è il posto migliore per ottenere qualsiasi informazione relativa al cliente.
I front offici possono avere una scrivania di entrata con un segretario o un lavoratore amministrativo.Questa scrivania principale può offrire assistenza a clienti o clienti in arrivo e può dirigere le domande per correggere il personale.In alternativa, tutto il personale del dipartimento può essere addestrato in assistenza ai clienti;Poiché gli impiegati del front office possono avere molti compiti, formazioni tutti nel servizio clienti significa che qualcuno sarà quasi sempre disponibile per aiutare un cliente.
Oltre ad essere un punto di contatto per i clienti, quest'area può anche fungere da principale hub di comunicazione per l'intera azienda.Gli impiegati svolgono spesso funzioni di segreteria e possono essere incaricati di prendere messaggi, gestire gli ordini e trasmettere informazioni a diversi dipartimenti.Molti front offici lavorano in concerto con i dipartimenti di vendita e marketing al fine di creare e distribuire informazioni ai clienti.
A seconda delle dimensioni e della funzione del business, il front office può fungere da tuttofare.I lavoratori in questo settore possono gestire l'ordinamento e la distribuzione quotidiani, fornire servizi di copia e fax ad altri dipartimenti, lavorare direttamente con i clienti ed eseguire compiti di immissione dei dati.Un lavoratore tipico in questa posizione avrà una miscela di capacità di servizio clienti e capacità di ufficio.Le capacità organizzative, l'alfabetizzazione informatica e la battitura sono spesso fondamentali per sopravvivere all'atmosfera frenetica di quest'area.
Il front office può anche fungere da casa per i macchinari per ufficio.I dispositivi comuni trovati nel front office includono fotocopiatrici, macchine per fax, telefoni multi-line, macchine per le spese postali e in scala per la posta e i computer di ufficio.Molti esperti di front office suggeriscono che è saggio chiedere assistenza al front office prima di tentare di utilizzare una di queste macchine;Una macchina rotta o inceppata può causare ore di mal di testa e una produzione lenta per un'intera azienda.
La persona responsabile di questa area energetica può avere una varietà di titoli diversi, come la sede del setterio, il responsabile dell'ufficio, il supervisore dell'ufficio o l'amministratore.Questa persona è generalmente responsabile della formazione e della gestione degli assistenti e del servizio di dipartimento.I gestori del front office in genere hanno eccellenti capacità manageriali, nonché una chiara comprensione dell'azienda e della sua funzione.