Co je to kancelář bez papíru?

Office bez papíru je pracovní prostředí, které pracuje s většinou nebo všemi jejími dokumenty v digitální podobě, ukládá se elektronicky a snadno dostupná.Je založen na myšlence, že mnoho z dřívějších papírových funkcí tradičních kanceláří se digitalizovalo.Vzhledem k tomu, že se počítače staly všudypřítomné v západním pracovním prostředí, začali vůdci veřejného mínění představovat pracoviště, kde by podniky digitálně zefektivnily obchodní proces, ale také by také do značné míry eliminovaly potřebu papíru., ve většině případů a ve většině průmyslových odvětvích se dokumenty nemusí vytisknout.Například smlouvy mohou být vytvořeny v jedné kanceláři, zaslány e -mailem stranám a elektronicky podepsané, přičemž každá strana poskytla certifikovanou kopii podepsaného dokumentu.Blueprints lze ukládat a přistupovat online, přičemž vývoj je digitálně sledován.Restaurace mohou zefektivnit své operace a minimalizovat chyby digitalizací svých systémů objednávání potravin.Většina podniků provádí alespoň některé ze svých finančních transakcí elektronicky.Přístup k přesným a aktuálním informacím je obzvláště důležitý ve zdravotnictví, kde se záznamy pacientů tradičně udržují v papírových souborech na různých místech.Potenciál chyby je podstatný, když v závislosti na takových souborech.Někteří pacienti však nesou relevantní lékařské údaje na digitálním úložném zařízení, které je aktualizováno, kdykoli navštíví zdravotnického pracovníka.Tato zařízení, která odrážená záznamy udržovaná v centrální databázi, jsou hlavním příspěvkem ke snížení zdravotnických pracovníků spoléhat se na papír a zranitelnost vůči problémům spojeným s ním.

Ve srovnání s digitalizovanými záznamy má papír mnoho nevýhod.Papírové dokumenty vyžadují pro manipulaci a mdash značné množství zaměstnanců;Vytváření dokumentů, poté je ukládá a získává.Mailing přidává další vrstvu času a peněz na manipulaci s papírem.Papírové dokumenty musí být také uloženy, ať už abecedně nebo do data vytvoření, a jediným způsobem, jak získat papírový dokument, je vědět, jak byl uložen.Kromě toho si manažeři akutně uvědomují, že nesprávný dokument je často ztraceným dokumentem.To znamená, že většina podniků byla tradičně orientována na papír a je obtížné změnit staré návyky.Například mnoho elektronických dokumentů je často vytištěno a podáváno jednoduše jako rutina.Kromě toho rostoucí sofistikovanost a schopnost tiskáren a kopírovat stroje umožňuje tisknout dokumenty o kvalitě, která byla dříve k dispozici pouze z komerčních tiskáren, ale za zlomek jejich nákladů.To vedlo k celosvětovému tisku šílenství;Od doby, kdy byla bezpapírová kancelář nejprve artikulována do roku 2000, odhaduje, že globální produkce papírových dokumentů nejrůznějších druhů se zdvojnásobila.Od té doby se však výstup vyrovnal a následně začal klesat.Produkce papíru přispívá k odlesňování a znečištění, kromě produkce skleníkových plynů, o nichž se uvádí, že zhoršuje globální oteplování.Kromě toho mohou inkousty používané při výrobě samotných dokumentů obsahovat škodlivé komponenty, které mají v objemu také nepříznivý dopad na životní prostředí.

Mnoho archivů lze digitalizovat a podniky, které implementují programy bez papíru, zahrnují skenování stávajících papírových záznamů jako součást těchto programů.Mnoho společností zjistilo, že ukládají mnoho papírových záznamů, které nepotřebují, například kopie měsíčních výkazůOdesláno zákazníkům.Kromě snižování objemu uložených papírových dokumentů byly organizace, které podstoupily digitalizační programy, schopny převést prostor pro účely jiné než ukládání dokumentů.