Cos'è un ufficio senza carta?

Un ufficio senza carta è un ambiente di lavoro che opera con la maggior parte o tutti i suoi documenti in forma digitale, immagazzinato elettronicamente e facilmente accessibile.Si basa sull'idea che molte delle funzioni precedentemente basate su carta degli uffici tradizionali siano diventate digitalizzate.Man mano che i computer diventavano onnipresenti nell'ambiente di lavoro occidentale, gli opinion leader iniziarono a immaginare un luogo di lavoro in cui condurre le imprese digitalmente non solo semplizzerebbe il processo aziendale, ma eliminerebbe in gran parte la necessità di carta.

L'idea di base alla base dell'ufficio senza carta è quella, Nella maggior parte dei casi e nella maggior parte dei settori, i documenti non devono essere stampati.I contratti, ad esempio, possono essere creati in un ufficio, inviati via e -mail alle parti e firmati elettronicamente, con ciascuna parte ha fornito una copia certificata del documento firmato.I progetti possono essere archiviati e accessibili online, con i progressi delle costruzioni tracciati digitalmente.I ristoranti possono semplificare le loro operazioni e ridurre al minimo gli errori digitalizzando i loro sistemi di ordinazione alimentare.La maggior parte delle aziende conduce almeno alcune delle loro transazioni finanziarie elettronicamente.

Oltre a ridurre semplicemente il volume di carta sul posto di lavoro, un vantaggio significativo di digitalizzare i documenti è che la versione più recente è immediatamente disponibile per tutti.L'accesso a informazioni accurate e aggiornate è particolarmente cruciale per l'assistenza sanitaria, in cui i registri dei pazienti sono stati tradizionalmente mantenuti nei file cartacei in varie località.Il potenziale di errore è sostanziale quando a seconda di tali file.Alcuni pazienti, tuttavia, portano i loro dati medici pertinenti su un dispositivo di archiviazione digitale che viene aggiornato ogni volta che visitano un professionista sanitario.Questi dispositivi, rispecchiati dai record gestiti in un database centrale, sono un contributo importante per ridurre la dipendenza dagli operatori sanitari che si affidano alla carta e alla vulnerabilità ai problemi ad esso associati.

rispetto ai registri digitalizzati, la carta ha molti svantaggi.I documenti cartacei richiedono una quantità significativa di tempo di personale per la gestione e mdash;Creazione di documenti, quindi archiviarli e recuperarli.Mailing aggiunge un altro livello di tempo e denaro alla gestione della carta.I documenti cartacei devono anche essere archiviati, sia in ordine alfabetico che per data della creazione, e l'unico modo per recuperare un documento cartaceo è sapere come è stato archiviato.Inoltre, i manager sono profondamente consapevoli del fatto che un documento erroneo è spesso un documento perso.

Uno degli ostacoli più significativi all'ufficio senza carta è il fattore umano mdash;Cioè, la maggior parte delle aziende è stata tradizionalmente orientata alla carta ed è difficile cambiare vecchie abitudini.Ad esempio, molti documenti elettronici sono spesso stampati e archiviati semplicemente come una questione di routine.Inoltre, la crescente raffinatezza e capacità delle stampanti e delle macchine per copia consente di stampare documenti di qualità precedentemente disponibili solo da stampanti commerciali, ma a una frazione del loro costo.Ciò ha portato a una frenesia di stampa mondiale;Dal momento in cui l'ufficio senza carta è stato articolato per la prima volta fino al 2000, si è stimato che la produzione globale di documenti cartacei di ogni sorta raddoppiasse.Da allora, tuttavia, l'output si è livellato e successivamente ha iniziato a diminuire.

L'implementazione di uffici senza carta potrebbe produrre benefici ambientali desiderabili.La produzione di carta contribuisce sia alla deforestazione che all'inquinamento, oltre alla produzione di gas a effetto serra che si dice esacerbare il riscaldamento globale.Inoltre, gli inchiostri utilizzati nella produzione di documenti stessi possono contenere componenti dannosi che, in volume, hanno anche un impatto negativo sull'ambiente.

Molti archivi possono essere digitalizzati e le aziende che implementano programmi senza carta includono la scansione dei registri cartacei esistenti come parte di tali programmi.Molte aziende hanno scoperto che hanno archiviato molti registri cartacei di cui non hanno bisogno, come copie delle dichiarazioni mensiliinviato ai clienti.Oltre a ridurre il volume di documenti cartacei memorizzati, le organizzazioni che hanno subito programmi di digitalizzazione sono state in grado di ridedicare lo spazio a scopi diversi dalla memoria dei documenti.