Was ist ein papierloses Büro?

Ein papierloses Büro ist eine Arbeitsumgebung, die mit den meisten oder allen Dokumenten in digitaler Form arbeitet und elektronisch und einfach zugänglich ist.Es basiert auf der Idee, dass viele früher papierbasierte Funktionen traditioneller Ämter digitalisiert wurden.Als Computer im westlichen Arbeitsumfeld allgegenwärtig wurden, stellten sich die Meinungsführer einen Arbeitsplatz vor, an dem das digitale Durchführen des Geschäfts nicht nur den Geschäftsprozess rationalisieren würde, sondern auch weitgehend die Notwendigkeit von Papier beseitigen würde.

Die grundlegende Idee, die dem papierlosen Amt zugrunde liegtIn den meisten Fällen und in den meisten Branchen müssen Dokumente nicht gedruckt werden.Verträge können beispielsweise in einem Büro erstellt werden, per E -Mail an die Parteien und elektronisch unterschrieben, wobei jede Partei eine zertifizierte Kopie des unterschriebenen Dokuments zur Verfügung stellte.Blaupausen können online gespeichert und zugegriffen werden, wobei der Baufortschritt digital verfolgt wird.Restaurants können ihren Betrieb rationalisieren und Fehler minimieren, indem sie ihre Lebensmittelbestellsysteme digitalisieren.Die meisten Unternehmen führen zumindest einige ihrer Finanztransaktionen elektronisch durch.Der Zugang zu genauen, aktuellen Informationen ist im Gesundheitswesen besonders von entscheidender Bedeutung, bei denen die Patientenakten traditionell in Papierdateien an verschiedenen Orten verwaltet wurden.Das Fehlerpotential ist in Abhängigkeit von solchen Dateien erheblich.Einige Patienten tragen jedoch ihre relevanten medizinischen Daten auf einem digitalen Speichergerät, das bei einem medizinischen Fachmann aktualisiert wird.Diese Geräte, die durch Aufzeichnungen, die in einer zentralen Datenbank verwaltet wurden, widerspiegelt werden, leisten ein wesentlicher Beitrag zur Reduzierung von Angehörigen der Gesundheitsberufe auf Papier und Anfälligkeit für die damit verbundenen Probleme.

Im Vergleich zu digitalisierten Aufzeichnungen hat Papier viele Nachteile.Papierdokumente erfordern eine erhebliche Zeit des Personals für die Handhabung und Mdash;Dokumente erstellen, dann speichern und abrufen.Mailing fügt der Handhabung des Papiers eine weitere Zeit und Geldschicht hinzu.Papierdokumente müssen ebenfalls gespeichert werden, ob alphabetisch oder nach Erstellung von Schöpfung, und die einzige Möglichkeit, ein Papierdokument abzurufen, besteht darin, zu wissen, wie es gespeichert wurde.Darüber hinaus sind sich die Manager sehr bewusst, dass ein falsches Dokument häufig ein verlorenes Dokument ist.

Eines der wichtigsten Hindernisse für das papierlose Amt ist der menschliche Faktor Mdash.Das heißt, die meisten Unternehmen wurden traditionell papierorientiert und es ist schwierig, alte Gewohnheiten zu verändern.Beispielsweise werden viele elektronische Dokumente häufig als routinemäßig gedruckt und eingereicht.Darüber hinaus ermöglicht die zunehmende Raffinesse und Fähigkeit von Druckern und Kopiermaschinen, Dokumente einer Qualität zu drucken, die zuvor nur von kommerziellen Druckern erhältlich war, jedoch zu einem Bruchteil ihrer Kosten.Dies führte zu einem weltweiten Druckrausch;Ab dem Zeitpunkt, an dem das papierlose Büro erstmals bis 2000 artikuliert wurde, schätzte es, dass sich die globale Ausgabe von Papierdokumenten aller Art verdoppelte.Seitdem hat sich die Ausgabe jedoch ausschaltet und anschließend begonnen, abzunehmen.

Die Implementierung von papierlosen Ämtern kann wünschenswerte Umweltvorteile erzielen.Die Produktion von Papier trägt sowohl zur Entwaldung als auch zur Verschmutzung bei, zusätzlich zur Herstellung von Treibhausgasen, die die globale Erwärmung verschlimmern.Darüber hinaus können die Tinten, die bei der Herstellung von Dokumenten selbst verwendet werden, schädliche Komponenten enthalten, die auch im Volumen nachteilig auf die Umwelt auswirken.

Viele Archive können digitalisiert werden, und Unternehmen, die papierlose Programme implementieren, umfassen das Scannen vorhandener Papierakten als Teil dieser Programme.Viele Unternehmen haben festgestellt, dass sie viele Papierunterlagen gespeichert haben, die sie nicht benötigen, z. B. Kopien monatlicher Aussagenan Kunden gesendet.Neben der Reduzierung des Volumens der gespeicherten Papierdokumente konnten Organisationen, die Digitalisierungsprogrammen durchlaufen haben