Hvad er et papirløst kontor?

Et papirløst kontor er et arbejdsmiljø, der opererer med de fleste eller alle dens dokumenter i digital form, gemt elektronisk og let åbnet.Det er baseret på ideen om, at mange af tidligere papirbaserede funktioner på traditionelle kontorer er blevet digitaliseret.Efterhånden som computere blev allestedsnærværende i det vestlige arbejdsmiljø, begyndte opinionsledere at forestille sig en arbejdsplads, hvor det at udføre forretning digitalt ikke kun ville strømline forretningsprocessen, men ville også stort set eliminere behovet for papir.

Den grundlæggende idé, der ligger til grund for det papirløse kontor, er det, i de fleste tilfælde og i de fleste brancher, behøver dokumenter ikke at blive trykt.Kontrakter kan for eksempel oprettes på et kontor, e -mailes til parterne og underskrev elektronisk, hvor hver part leverede en certificeret kopi af det underskrevne dokument.Blueprints kan gemmes og fås adgang til online, med konstruktionsfremskridt sporet digitalt.Restauranter kan strømline deres operationer og minimere fejl ved at digitalisere deres madbestillingssystemer.De fleste virksomheder udfører mindst nogle af deres økonomiske transaktioner elektronisk.

Ud over at blot reducere papirmængden på arbejdspladsen er en betydelig fordel ved at digitalisere dokumenter, at den seneste version øjeblikkeligt er tilgængelig for alle.Adgang til nøjagtige, ajourførte oplysninger er især afgørende for sundhedsydelser, hvor patientjournaler traditionelt er blevet opretholdt i papirfiler forskellige steder.Potentialet for fejl er betydeligt, når man afhængigt af sådanne filer.Nogle patienter bærer imidlertid deres relevante medicinske data på en digital lagringsenhed, der opdateres, hver gang de besøger en sundhedsperson.Disse enheder, spejlet af poster, der opretholdes i en central database, er et vigtigt bidrag til at reducere sundhedspersonale, der er afhængige af papir og sårbarhed over for de problemer, der er forbundet med den.

Sammenlignet med digitaliserede poster har Paper mange ulemper.Papirdokumenter kræver en betydelig mængde personaletid til håndtering og mdash;Oprettelse af dokumenter, derefter opbevaring og hentning af dem.Mailing tilføjer et andet lag af tid og penge til papirhåndtering.Papirdokumenter skal også opbevares, uanset om de er alfabetisk eller efter oprettelsesdato, og den eneste måde at hente et papirdokument på er ved at vide, hvordan det blev gemt.Derudover er ledere akut opmærksomme på, at et misfileret dokument ofte er et mistet dokument.

Et af de mest betydningsfulde hindringer for det papirløse kontor er den menneskelige faktor mdash;Det vil sige, at de fleste virksomheder traditionelt har været papirorienterede, og det er vanskeligt at ændre gamle vaner.For eksempel udskrives og arkiveres mange elektroniske dokumenter ofte og arkiveres simpelthen som et spørgsmål om rutine.Derudover gør den stigende sofistikering og kapacitet af printere og kopieringsmaskiner det muligt at udskrive dokumenter af en kvalitet, der tidligere kun var tilgængelig fra kommercielle printere, men til en brøkdel af deres omkostninger.Dette førte til en verdensomspændende trykt vanvid;Fra det tidspunkt, hvor det papirløse kontor først blev artikuleret indtil 2000, estimerede det, at den globale output af papirdokumenter af alle slags fordoblet.Siden da er output imidlertid udjævnet og efterfølgende begyndt at falde.

Implementering af papirløse kontorer kan muligvis producere ønskelige miljømæssige fordele.Produktionen af papir bidrager både til skovrydning og forurening ud over produktionen af drivhusgasser, der siges at forværre den globale opvarmning.Derudover kan de blæk, der bruges til produktion af dokumenter selv, indeholde skadelige komponenter, der i volumen også har en negativ indvirkning på miljøet.

Mange arkiver kan digitaliseres, og virksomheder, der implementerer papirløse programmer, inkluderer scanning af eksisterende papirregistre som en del af disse programmer.Mange virksomheder har fundet ud af, at de har gemt mange papirregistre, de ikke har brug for, såsom kopier af månedlige udsagnsendt til kunder.Ud over at reducere mængden af lagrede papirdokumenter, har organisationer, der har gennemgået digitaliseringsprogrammer, været i stand til at rededere plads til andre formål end dokumentlagring.