Hvad er de forskellige metoder til at organisere dokumenter?

Organisering af dokumenter er et vigtigt aspekt ved at køre et effektivt hjem eller kontor.Vigtige papirer kan blive en byrde, når det ikke er korrekt opbevaret, så at bruge en af de mange forskellige organisationsmetoder kan hjælpe med at holde et arkiveringssystem, der kører glat.Papir- og elektroniske lagringssystemer er de to mest populære metoder.Inden for hver er der mange muligheder for at organisere efter alfabetiske standarder eller af betydning.Derudover er der et par regler om at slippe af med dokumenter, der hjælper med at holde ethvert filorganisationssystem på et håndterbart niveau.

Den mest traditionelle metode til organisering af dokumenter er ved at bruge fysiske mapper og arkivere skabe.Dette system med dokumentstyring giver mulighed for, at store mængder dokumenter og papirarbejde opbevares.Tykke papmapper er fyldt med dokumenter og placeres derefter i et arkivskab.De fleste arkiveringsskabe giver mapperne mulighed for at hænge fra et sæt metalskinner til hurtig bevægelse og omorganisering.

En mere moderne løsning til at holde papirarbejde sikkert og kontinuerligt tilgængeligt er ved at bruge computere.Uanset om dokumenterne scannes og gemmes online eller organiserer software bruges, hjælper dette med at reducere rodet.Elektronisk organisering af dokumenter placerer en digital kopi af vigtige dokumenter enten online eller på en harddisk, så de hurtigt kan fås adgang til ethvert senere tidspunkt.Dette eliminerer behovet for lagring af papirfiler, der kan tage en stor mængde plads i ethvert hjem eller kontor.

Uanset om dokumenter gemmes elektronisk eller i fysisk form, er der et par forskellige metoder, der kan forhindre, at filerne bliver et forvirrende virvar.Alfabetisk sortering af elektroniske og fysiske filer er en enkel måde at organisere dokumenter, der gør dem tilgængelige til hurtig hentning.Organisering af filer efter kategori er også nyttigt, fordi det at dele digitale og papirmapper i bil, hus, skat og forskellige forretningskategorier øger effektiviteten.En anden metode er at opdele fysiske filer efter betydning, så hvis dokumenter skal fjernes i nødstilfælde, er de mest nødvendige stykker hurtigt tilgængelige.

Kassering af filer er også en god metode til at organisere dokumenter, fordi det holder både den elektroniske og fysiske filsamling fra at tage for meget plads.En generel regel er, at alle skattedokumenter skal opbevares mindst tre år.Hold fast i komplicerede skattedokumenter, som revisionsinformation og selvstændige papirer, i seks år.Andre genstande bør dog opbevares for evigt, som sociale sikringskort, fødselsattester og ægteskabscertifikater.