Jakie są różne metody organizowania dokumentów?

Organizowanie dokumentów jest ważnym aspektem prowadzenia wydajnego domu lub biura.Ważna dokumentacja może stać się obciążeniem, gdy nie są odpowiednio przechowywane, więc wykorzystanie jednej z wielu różnych metod organizacji może pomóc w utrzymaniu płynnego systemu zgłoszenia.Papierowe i elektroniczne systemy magazynowania to dwie najpopularniejsze metody.W każdym z nich istnieje wiele możliwości organizowania według standardów alfabetycznych lub według znaczenia.Ponadto istnieje kilka zasad dotyczących pozbycia się dokumentów, które pomagają utrzymać system organizacji plików na poziomie możliwym do zarządzania.

Najbardziej tradycyjną metodą organizowania dokumentów jest użycie folderów fizycznych i szaf do dokumentów.Ten system zarządzania dokumentami pozwala na przechowywanie dużych ilości dokumentów i dokumentów.Grube tekturowe foldery są wypełnione dokumentami, a następnie umieszczane w szafce na dokumenty.Większość szafek dokumentalnych pozwala folderom zawiesić się z zestawu metalowych szyn w celu szybkiego ruchu i reorganizacji.

Bardziej nowoczesnym rozwiązaniem zapewniającym bezpieczeństwo dokumentów i nieustannie dostępnych jest korzystanie z komputerów.Niezależnie od tego, czy dokumenty są skanowane i zapisywane online, czy organizowanie oprogramowania jest wykorzystywane, pomaga to zmniejszyć bałagan.Elektronicznie organizujące dokumenty umieszcza cyfrową replikę ważnych dokumentów online lub na dysku twardym, dzięki czemu można je szybko uzyskać w dowolnym momencie.To eliminuje potrzebę przechowywania plików papierowych, które mogą zajmować dużą ilość miejsca w dowolnym domu lub biurze.

Bez względu na to, czy dokumenty są przechowywane elektronicznie lub w formie fizycznej, istnieje kilka różnych metod, które mogą powstrzymać pliki przed mylącym wyborem.Alfabetyczne sortowanie plików elektronicznych i fizycznych jest prostym sposobem organizowania dokumentów, które udostępniają je do szybkiego wyszukiwania.Organizowanie plików według kategorii jest również przydatne, ponieważ dzielenie folderów cyfrowych i papierowych na samochód, dom, podatek i różne kategorie biznesowe zwiększa wydajność.Inną metodą jest podzielenie plików fizycznych według znaczenia, więc jeśli dokumenty wymagają usunięcia w nagłych wypadkach, najbardziej niezbędne elementy są szybko dostępne.

Odrzucenie plików jest również doskonałą metodą organizowania dokumentów, ponieważ utrzymuje zarówno pliki elektroniczne, jak i fizyczneKolekcja z zajęcia zbyt dużej ilości miejsca.Ogólna zasada polega na tym, że wszystkie dokumenty podatkowe powinny być przechowywane co najmniej trzy lata.Przez sześć lat trzymaj skomplikowane dokumenty podatkowe, takie jak informacje o audycie i dokumenty zorganizowane.Inne przedmioty powinny być jednak przechowywane na zawsze, takie jak karty ubezpieczenia społecznego, akty urodzenia i akty małżeńskie.