Wat zijn de verschillende methoden voor het organiseren van documenten?

Documenten organiseren is een belangrijk aspect van het runnen van een efficiënt huis of kantoor.Belangrijk papierwerk kan een last worden wanneer het niet goed wordt opgeslagen, dus het gebruik van een van de vele verschillende organisatiemethoden kan helpen om een archiefsysteem soepel te laten werken.Papier- en elektronische opslagsystemen zijn de twee meest populaire methoden.Binnen elk zijn er veel mogelijkheden om te organiseren volgens alfabetische normen of door belang.Bovendien zijn er enkele regels over het verwijderen van documenten die helpen elk bestandsorganisatiesysteem op een beheersbaar niveau te houden.

De meest traditionele methode voor het organiseren van documenten is door fysieke mappen en archiveringskasten te gebruiken.Met dit systeem van documentbeheer kunnen grote hoeveelheden documenten en papierwerk worden opgeslagen.Dikke kartonnen mappen zijn gevuld met documenten en vervolgens in een archiefkast geplaatst.De meeste archiefkasten laten de mappen aan een set metalen rails hangen voor snelle beweging en reorganisatie.

Een modernere oplossing om papierwerk veilig en continu beschikbaar te houden, is door computers te gebruiken.Of de documenten worden gescand en online worden opgeslagen of software worden gebruikt, dit helpt de rommel te verminderen.Elektronisch organiseren van documenten plaatst een digitale replica van belangrijke documenten online of op een harde schijf, zodat ze later snel toegankelijk zijn.Dit elimineert de noodzaak voor het opslaan van papieren bestanden, die een grote hoeveelheid ruimte kunnen innemen in elk huis of kantoor.

Het maakt niet uit of documenten elektronisch of in fysieke vorm worden opgeslagen, er zijn een paar verschillende methoden die voorkomen dat de bestanden verwarrend worden.Alfabetisch sorteren van elektronische en fysieke bestanden is een eenvoudige manier om documenten te organiseren waardoor ze beschikbaar zijn voor snel ophalen.Het organiseren van bestanden per categorie is ook nuttig omdat het verdelen van digitale en papieren mappen in auto-, huis-, belasting- en verschillende bedrijfscategorieën de efficiëntie verhoogt.Een andere methode is om fysieke bestanden door belangrijk te delen, dus als documenten in geval van nood moeten worden verwijderd, zijn de meest noodzakelijke stukken snel beschikbaar.

Donigning -bestanden is ook een geweldige methode voor het organiseren van documenten omdat het zowel het elektronische als het fysieke bestand behoudtverzameling van het in beslag nemen van te veel ruimte.Een algemene regel is dat alle belastingdocumenten ten minste drie jaar moeten worden bewaard.Houd zes jaar lang ingewikkelde belastingdocumenten vast, zoals auditinformatie en zelfstandige papierwerk.Andere items moeten echter voor altijd worden bewaard, zoals sociale zekerheidskaarten, geboorteakten en huwelijkscertificaten.