Quali sono i diversi metodi per organizzare i documenti?
L'organizzazione di documenti è un aspetto importante della gestione di una casa o di un ufficio efficienti.Le scartoffie importanti possono diventare un peso quando non sono archiviate correttamente, quindi l'utilizzo di uno dei tanti diversi metodi di organizzazione può aiutare a mantenere un sistema di archiviazione senza intoppi.I sistemi di conservazione della carta ed elettronica sono i due metodi più popolari.All'interno di ciascuno ci sono molte opportunità di organizzare per standard alfabetici o per importanza.Inoltre, ci sono alcune regole su come sbarazzarsi di documenti che aiutano a mantenere qualsiasi sistema di organizzazione di file a livello gestibile.
Il metodo più tradizionale per organizzare i documenti è l'utilizzo di cartelle fisiche e archiviazione.Questo sistema di gestione dei documenti consente di memorizzare grandi quantità di documenti e documenti.Le cartelle di cartone spesse sono riempite con documenti e quindi posizionate all'interno di un archivio.La maggior parte degli armadietti consente alle cartelle di pendere da una serie di binari di metallo per movimenti rapidi e riorganizzazione.
Una soluzione più moderna per mantenere le scartoffie sicure e continuamente disponibili è l'uso di computer.Se i documenti vengono scansionati e salvati online o l'organizzazione del software viene utilizzato, questo aiuta a ridurre il disordine.I documenti organizzativi elettronicamente collocano una replica digitale di documenti importanti online o su un disco rigido in modo da poter accedere rapidamente in qualsiasi momento.Ciò elimina la necessità di archiviare file cartacei, che può occupare una grande quantità di spazio in qualsiasi casa o ufficio.
Non importa se i documenti sono archiviati elettronicamente o in forma fisica, ci sono alcuni metodi diversi che possono impedire ai file di diventare un jumble confuso.L'ordinamento in ordine alfabetico di file elettronici e fisici è un modo semplice per organizzare documenti che li rende disponibili per un rapido recupero.L'organizzazione di file per categoria è anche utile perché la divisione di cartelle digitali e cartacee in auto, casa, tasse e varie categorie aziendali aumenta l'efficienza.Un altro metodo è quello di dividere i file fisici per importanza, quindi se i documenti devono essere rimossi in caso di emergenza, i pezzi più necessari sono rapidamente disponibili.
I file di scarto sono anche un ottimo metodo per organizzare i documenti perché mantiene sia il file elettronico che quello fisicoCollezione dall'assunzione di troppo spazio.Una regola generale è che tutti i documenti fiscali dovrebbero essere mantenuti almeno tre anni.Tenere conto di documenti fiscali complicati, come le informazioni di audit e le scartoffie autonome, per sei anni.Altri articoli, tuttavia, dovrebbero essere mantenuti per sempre, come carte di sicurezza sociale, certificati di nascita e certificati di matrimonio.