문서를 구성하는 다른 방법은 무엇입니까?

문서 구성은 효율적인 집이나 사무실을 운영하는 데 중요한 측면입니다.중요한 서류는 제대로 저장되지 않을 때 부담이 될 수 있으므로 다양한 조직 방법 중 하나를 사용하면 제출 시스템을 원활하게 운영하는 데 도움이 될 수 있습니다.종이 및 전자 저장 시스템은 가장 인기있는 두 가지 방법입니다.각각에는 알파벳 표준 또는 중요성으로 구성 할 수있는 많은 기회가 있습니다.또한 파일 조직 시스템을 관리 가능한 수준으로 유지하는 데 도움이되는 문서를 제거하는 데 몇 가지 규칙이 있습니다.이 문서 관리 시스템을 통해 대량의 문서와 서류를 저장할 수 있습니다.두꺼운 골판지 폴더에는 문서가 채워져 서류 캐비닛 내에 배치됩니다.대부분의 서류 캐비닛을 통해 폴더는 빠른 움직임과 재구성을 위해 금속 레일 세트에 매달릴 수 있습니다.

서류 작업을 안전하고 지속적으로 이용할 수있는보다 현대적인 솔루션은 컴퓨터를 사용하는 것입니다.문서를 스캔하고 온라인으로 저장하든 정리 소프트웨어를 사용하든 이는 혼란을 줄이는 데 도움이됩니다.전자적으로 정리 된 문서는 온라인 또는 하드 드라이브에 중요한 문서의 디지털 복제본을 나중에 빠르게 액세스 할 수 있도록합니다.이를 통해 종이 파일을 저장할 필요가 없어 집이나 사무실에서 많은 양의 공간을 차지할 수 있습니다.

문서가 전자적으로 또는 물리적 형태로 저장되어 있더라도 파일이 혼란스러워지는 것을 막을 수있는 몇 가지 방법이 있습니다.알파벳순으로 전자 및 물리적 파일을 정렬하는 것은 문서를 빠르게 검색 할 수 있도록 문서를 구성하는 간단한 방법입니다.카테고리별로 파일을 구성하는 것은 디지털 및 용지 폴더를 자동차, 주택, 세금 및 다양한 비즈니스 카테고리로 나누면 효율성이 높아 지므로 유용합니다.또 다른 방법은 물리적 파일을 중요하게 나누는 것입니다. 긴급 상황에서 문서를 제거 해야하는 경우 가장 필요한 부분을 빠르게 사용할 수 있습니다.너무 많은 공간을 차지하는 수집.일반적인 규칙은 모든 세금 서류를 최소 3 년 동안 유지해야한다는 것입니다.감사 정보 및 자영업 서류와 같은 복잡한 세금 서류를 6 년 동안 유지하십시오.그러나 사회 보장 카드, 출생 증명서 및 결혼 증명서와 같은 다른 항목은 영원히 유지되어야합니다.