Hva er de forskjellige metodene for å organisere dokumenter?

Organisering av dokumenter er et viktig aspekt ved å drive et effektivt hjem eller kontor.Viktige papirer kan bli en belastning når det ikke er riktig lagret, så å bruke en av de mange forskjellige organisasjonsmetodene kan bidra til å holde et arkiveringssystem i gang.Papir- og elektroniske lagringssystemer er de to mest populære metodene.Innenfor hver er det mange muligheter til å organisere etter alfabetiske standarder eller etter betydning.I tillegg er det noen få regler for å bli kvitt dokumenter som hjelper til med å holde et filorganisasjonssystem på et håndterbart nivå.

Den mest tradisjonelle metoden for å organisere dokumenter er ved å bruke fysiske mapper og arkivering av skap.Dette systemet med dokumentstyring gjør det mulig å lagre store mengder dokumenter og papirer.Tykke pappmapper er fylt med dokumenter og deretter plassert i et arkivskap.De fleste arkivskap lar mappene henge fra et sett med metallskinner for rask bevegelse og omorganisering.

En mer moderne løsning for å holde papirer trygt og kontinuerlig tilgjengelig er ved å bruke datamaskiner.Enten dokumentene blir skannet og lagret på nettet eller organisering av programvare blir brukt, hjelper dette med å redusere rot.Elektronisk organisering av dokumenter plasserer en digital kopi av viktige dokumenter enten online eller på en harddisk, slik at de raskt kan nås til enhver tid.Dette eliminerer behovet for lagring av papirfiler, som kan ta mye plass i ethvert hjem eller kontor.

Uansett om dokumenter er lagret elektronisk eller i fysisk form, er det noen få forskjellige metoder som kan forhindre at filene blir et forvirrende virvar.Alfabetisk sortering av elektroniske og fysiske filer er en enkel måte å organisere dokumenter som gjør dem tilgjengelige for rask henting.Å organisere filer etter kategori er også nyttig fordi det å dele digitale og papirmapper i bil, hus, skatt og forskjellige forretningskategorier øker effektiviteten.En annen metode er å dele fysiske filer etter betydning, så hvis dokumenter må fjernes i nødstilfeller, er de mest nødvendige brikkene raskt tilgjengelige.

Kassering av filer er også en flott metode for å organisere dokumenter fordi den holder både den elektroniske og fysiske filenSamling fra å ta for mye plass.En generell regel er at alle skattedokumenter skal oppbevares minst tre år.Hold på kompliserte skattedokumenter, som revisjonsinformasjon og selvstendig næringsdrivende papirarbeid, i seks år.Andre varer bør imidlertid holdes for alltid, som trygdekort, fødselsattester og ekteskapsattester.