Quais são os diferentes métodos para organizar documentos?
Organizar documentos é um aspecto importante da execução de uma casa ou escritório eficiente. A papelada importante pode se tornar um fardo quando não é armazenado adequadamente; portanto, a utilização de um dos muitos métodos diferentes de organização pode ajudar a manter um sistema de arquivamento funcionando sem problemas. Os sistemas de papel e armazenamento eletrônico são os dois métodos mais populares. Dentro de cada um, há muitas oportunidades de organizar por padrões alfabéticos ou por importância. Além disso, existem algumas regras sobre como se livrar de documentos que ajudam a manter qualquer sistema de organização de arquivos em um nível gerenciável. Esse sistema de gerenciamento de documentos permite armazenar grandes quantidades de documentos e documentos. As pastas de papelão grossas são preenchidas com documentos e depois colocadas dentro de um armário de arquivamento. A maioria dos armários de arquivamento permite que as pastas penduram em um conjunto de trilhos de metal para movimento rápido e reorganização.
maisA solução moderna para manter a papelada segura e continuamente disponível é usando computadores. Se os documentos são digitalizados e salvos on -line ou o software de organização é utilizado, isso ajuda a reduzir a desordem. A organização eletronicamente documentos coloca uma réplica digital de documentos importantes on -line ou em um disco rígido para que possam ser acessados rapidamente em qualquer momento posterior. Isso elimina a necessidade de armazenar arquivos de papel, que podem ocupar uma grande quantidade de espaço em qualquer casa ou escritório.
Não importa se os documentos são armazenados eletronicamente ou em forma física, existem alguns métodos diferentes que podem impedir que os arquivos se tornem uma confusão confusa. Classificação alfabética Arquivos eletrônicos e físicos é uma maneira simples de organizar documentos que os disponibilizam para recuperação rápida. Organizar arquivos por categoria também é útil porque dividir pastas digital e de papel em "carro", "casa", "imposto", "e várias categorias de negócios aumentam a eficiência. Outro método é dividir arquivos físicos por importância; portanto, se os documentos precisarem ser removidos em caso de emergência, as peças mais necessárias estarão disponíveis rapidamente.
Descartar os arquivos também é um ótimo método para organizar documentos, pois mantém a coleta de arquivos eletrônicos e físicos de ocupar muito espaço. Uma regra geral é que todos os documentos fiscais devem ser mantidos pelo menos três anos. Segure documentos fiscais complicados, como informações de auditoria e documentação autônoma, por seis anos. Outros itens, no entanto, devem ser mantidos para sempre, como cartões de segurança social, certidões de nascimento e certidões de casamento.