Quelles sont les différentes méthodes pour organiser des documents?
L'organisation des documents est un aspect important de la gestion d'une maison ou d'un bureau efficace.Des documents importants peuvent devenir un fardeau lorsqu'il n'est pas correctement stocké, donc l'utilisation de l'une des nombreuses méthodes d'organisation différentes peut aider à maintenir un bon fonctionnement en douceur.Les systèmes de stockage papier et électronique sont les deux méthodes les plus populaires.Dans chacun, il existe de nombreuses occasions d'organiser selon les normes alphabétiques ou par importance.En outre, il existe quelques règles pour se débarrasser des documents qui aident à conserver tout système d'organisation de fichiers à un niveau gérable.
La méthode la plus traditionnelle d'organisation des documents est d'utiliser des dossiers physiques et des classeurs.Ce système de gestion des documents permet de stocker de grandes quantités de documents et de documents.Les dossiers en carton épais sont remplis de documents, puis placés dans un classeur.La plupart des classeurs permettent aux dossiers de suspendre un ensemble de rails métalliques pour un mouvement rapide et une réorganisation.
Une solution plus moderne pour assurer la sécurité des documents et continuellement disponibles en utilisant des ordinateurs.Que les documents soient numérisés et enregistrés en ligne ou des logiciels d'organisation sont utilisés, cela aide à réduire l'encombrement.Les documents d'organisation électroniquement placent une réplique numérique de documents importants en ligne ou sur un disque dur afin qu'ils puissent être rapidement accessibles plus tard.Cela élimine le besoin de stocker des fichiers papier, qui peuvent prendre beaucoup d'espace dans n'importe quelle maison ou bureau.
Peu importe si les documents sont stockés électroniquement ou sous forme physique, il existe différentes méthodes qui peuvent empêcher les fichiers de devenir un fouillis déroutant.Le tri par alphabétique des fichiers électroniques et physiques est un moyen simple d'organiser des documents qui les rend disponibles pour une récupération rapide.L'organisation des fichiers par catégorie est également utile car la division des dossiers numériques et papier en voiture, maison, taxe et diverses catégories commerciales augmente l'efficacité.Une autre méthode consiste à diviser les fichiers physiques par importance, donc si les documents doivent être supprimés en cas d'urgence, les éléments les plus nécessaires sont rapidement disponibles.
Le rejet des fichiers est également une excellente méthode pour organiser des documents car il conserve à la fois le fichier électronique et physiqueCollection de prendre trop d'espace.Une règle générale est que tous les documents fiscaux doivent être conservés au moins trois ans.Conserver des documents fiscaux complexes, comme les informations d'audit et les documents indépendants, pendant six ans.Cependant, d'autres articles doivent être conservés pour toujours, comme les cartes de sécurité sociale, les certificats de naissance et les certificats de mariage.