Hvad gør en dokumentationsspecialist?

En dokumentationsspecialist er en professionel, hvis vigtigste job er at enten oprette eller administrere dokumenter eller begge dele.Dette kan omfatte dokumentation af processer, projekter og procedurer ved hjælp af et antal medier.Det kan også omfatte indsamling af dokumenter fra en række interessenter og konsolidering af dem til en anvendelig fil eller dokument.Formålet med en sådan dokumentation kan variere fra historisk interesse til etablering af forretningspraksis til statslige krav.

I mange tilfælde er en dokumentationsspecialist den person, der faktisk gør dokumentationen.Dette kan betyde at skrive politik og proceduremanualer baseret på aktuel praksis, eller det kan betyde at oprette en brugermanual, der dokumenterer, hvordan et produkt skal bruges eller samles.Det kan også betyde at skabe en tidslinje for handlinger og kommunikation, når en proces dikteres af lovgivningsmæssige organer, eller hvis det potentielt kan involvere en tvist eller retssag.Det kan også betyde at dokumentere begivenheder og forekomster for en historisk fortegnelse.

Som et eksempel skal du overveje et firma, der kræves for at tage specifikke sikkerhedstrin under en fremstillingsproces.En dokumentationsspecialist kunne være ansvarlig for at se processen afsluttes korrekt og derefter oprette et dokument, der fortæller arbejdstagerne, hvordan man gentager processen trin for trin.Dette arbejde hjælper med at træne og hjælper også med at vise regulering af organer, at virksomheden forsøger at følge den korrekte procedure.

I forbindelse med eller i stedet for at skrive dokumenter kan en dokumentationsspecialist være ansvarlig for registrering af begivenheder og processer gennem still eller videofotografering.Dette kan omfatte at tage billeder af en bil, der har været i en ulykke med det formål at dokumentere skaderne for et forsikringskrav eller retssag.Det kan også omfatte optagelse af en speciel begivenhed eller en procedure, så den kan fremstilles nøjagtigt uden at stole på menneskelig hukommelse.

En anden type dokumentationsspecialist er en, der samler de krævede dokumenter fra andre.For eksempel, hvis et firma har forsøgt at indsamle penge fra en klient og overvejer retssager, kan en dokumentationsspecialist blive bedt om at samle den oprindelige købskontrakt, alle gældende fakturaer og eventuelle e -mails eller anden kommunikation, der er sendt til eller udveksletmed den pågældende klient.Denne type specialist kan også oprette uafhængige dokumenter, der giver yderligere detaljer eller beskriver, hvordan dokumenterne blev opnået.

Det er vigtigt at bemærke, at udtrykket ikke bør forveksles med udtrykket dokumentspecialist.En dokumentationsspecialist opretter eller samler dokumenter til det specifikke formål at spore oplysninger eller bevise noget.En dokumentspecialist er en person, der arbejder med eksisterende dokumenter og kan henvise til et stort antal job, der spænder fra embedsmænd i en kopibutik til håndskrifteksperter, der autentificerer historiske dokumenter.