Cosa fa uno specialista della documentazione?

Uno specialista della documentazione è un professionista il cui lavoro principale è quello di creare o gestire documenti o entrambi.Ciò può includere documentazione di processi, progetti e procedure utilizzando un numero di medium.Può anche includere la raccolta di documenti da una serie di stakeholder e il consolidarli in un file o un documento utilizzabile.Lo scopo di tale documentazione può variare dall'interesse storico alla creazione di pratiche commerciali ai requisiti governativi.

In molti casi, uno specialista della documentazione è la persona che effettivamente fa la documentazione.Ciò potrebbe significare i manuali della politica e delle procedure di scrittura in base alle pratiche attuali, oppure potrebbe significare creare un manuale dell'utente che documenta il modo in cui un prodotto dovrebbe essere utilizzato o assemblato.Potrebbe anche significare creare una sequenza temporale di azioni e comunicazioni quando un processo è dettato da organismi regolamentari o se potrebbe potenzialmente comportare una controversia o una causa.Potrebbe anche significare documentare eventi e occorrenze per un record storico.

Ad esempio, considera una società che è necessaria per adottare specifiche misure di sicurezza durante un processo di produzione.Uno specialista della documentazione potrebbe essere responsabile per la osservazione del processo correttamente e quindi la creazione di un documento che indica ai lavoratori come replicare il processo passo per passo.Questo lavoro aiuta nella formazione e aiuta anche a dimostrare agli organi di regolamentazione che la società sta tentando di seguire la procedura corretta.

Insieme a o al posto dei documenti di scrittura, uno specialista della documentazione può essere responsabile di eventi di registrazione e processi attraverso la fotografia fissa o video.Ciò potrebbe includere scattare foto di un'auto che è stata in un incidente allo scopo di documentare i danni per un reclamo assicurativo o una causa.Potrebbe anche includere le riprese di un evento o una procedura speciale in modo che possa essere ritratto accuratamente senza fare affidamento sulla memoria umana.

Un altro tipo di specialista della documentazione è qualcuno che assembla i documenti richiesti dagli altri.Ad esempio, se una società ha cercato di raccogliere denaro da un cliente e sta prendendo in considerazione un'azione legale, uno specialista di documentazione potrebbe essere chiesto di assemblare il contratto di acquisto originale, tutte le fatture applicabili e qualsiasi e -mail o altre comunicazioni che sono state inviate o scambiatecon il cliente in questione.Questo tipo di specialista può anche creare documenti indipendenti che forniscano ulteriori dettagli o descrivano come sono stati ottenuti i documenti.

È importante notare che il termine non dovrebbe essere confuso con il termine specialista del documento.Uno specialista della documentazione crea o assembla i documenti allo scopo specifico di monitorare le informazioni o dimostrare qualcosa.Uno specialista di documenti è qualcuno che lavora con documenti esistenti e può fare riferimento a un gran numero di posti di lavoro che vanno dagli impiegati in un negozio di copie agli esperti di scrittura a mano che autenticano i documenti storici.