Hva gjør en dokumentasjonsspesialist?

En dokumentasjonsspesialist er en profesjonell hvis hovedjobb er å enten lage eller administrere dokumenter, eller begge deler.Dette kan omfatte dokumentasjon av prosesser, prosjekter og prosedyrer ved bruk av en rekke medier.Det kan også omfatte å samle inn dokumenter fra en rekke interessenter og konsolidere dem til en brukbar fil eller dokument.Hensikten med slik dokumentasjon kan variere fra historisk interesse til etablering av forretningspraksis til statlig krav.

I mange tilfeller er en dokumentasjonsspesialist personen som faktisk gjør dokumentasjonen.Dette kan bety å skrive policy- og prosedyremanualer basert på gjeldende praksis, eller det kan bety å opprette en brukerhåndbok som dokumenterer hvordan et produkt skal brukes eller settes sammen.Det kan også bety å lage en tidslinje for handlinger og kommunikasjoner når en prosess er diktert av reguleringsorganer eller hvis den potensielt kan innebære en tvist eller søksmål.Det kan også bety å dokumentere hendelser og forekomster for en historisk oversikt.

Som et eksempel, vurder et selskap som er pålagt å ta spesifikke sikkerhetstrinn under en produksjonsprosess.En dokumentasjonsspesialist kan være ansvarlig for å se på prosessen fullføres riktig og deretter lage et dokument som forteller arbeidere hvordan de skal gjenskape prosessen trinn for trinn.Dette arbeidet hjelper til med å trene og hjelper også med å vise regulerende organer at selskapet prøver å følge riktig prosedyre.

I forbindelse med eller i stedet for å skrive dokumenter, kan en dokumentasjonsspesialist være ansvarlig for å registrere hendelser og prosesser gjennom stille eller videofotografering.Dette kan omfatte å ta bilder av en bil som har vært i en ulykke med det formål å dokumentere skadene for et forsikringskrav eller søksmål.For eksempel, hvis et selskap har prøvd å samle inn penger fra en klient og vurderer rettslige skritt, kan en dokumentasjonsspesialist bli bedt om å sette sammen den opprinnelige kjøpskontrakten, alle gjeldende fakturaer og e -postmeldinger eller annen kommunikasjon som er sendt til eller utveksletmed den aktuelle klienten.Denne typen spesialist kan også lage uavhengige dokumenter som gir ytterligere detaljer eller beskriver hvordan dokumentene ble innhentet.

Det er viktig å merke seg at begrepet ikke skal forveksles med begrepet dokumentspesialist.En dokumentasjonsspesialist oppretter eller samler dokumenter for det spesifikke formålet å spore informasjon eller bevise noe.En dokumentspesialist er noen som jobber med eksisterende dokumenter og kan referere til et stort antall jobber som spenner fra funksjonærer i en kopibutikk til håndskrifteksperter som autentiserer historiske dokumenter.