Was ist Rechnungsmanagement?

Rechnungsverwaltung ist eine interne Geschäftsfunktion, die für die Verwaltung von Dokumenten von Anbietern oder Lieferanten verantwortlich ist.Rechnungen stellen ein Quelldokument in der Buchhaltung dar.Quelldokumente skizzieren spezifische Informationen zu einer Finanztransaktion.Anbieter bieten in der Regel externe Dienstleistungen wie Wartung, Versorgungsunternehmen, Bürovorräte oder Werbung für Unternehmen an.Lieferanten vertreten Unternehmen, die Unternehmen wirtschaftliche Ressourcen zur Verfügung stellen.Zu den wirtschaftlichen Ressourcen gehören die Rohstoffe und die direkten Arbeitskräfte, die zur Herstellung von Konsumgütern oder Dienstleistungen erforderlich sind.Unternehmen verwenden Rechnungsmanagementprozesse, um sicherzustellen, dass Anbieter und Lieferanten rechtzeitig die Zahlung erhalten.

Ein gemeinsames Rechnungsmanagementprozess ist das Drei-Wege-Match-System, das in den Konten zu zahlenden Funktionen zu finden ist.Bestellungen stellen die internen Informationen des Unternehmens dar, die Einzelpersonen eine spezifische Genehmigung zum Kauf von Gegenständen von Anbietern oder Lieferanten bieten.In der Regel gibt es zwei Kopien von Bestellungen in einem Unternehmen.Einer wird an den Verkäufer oder Lieferanten gesendet und in der Buchhaltungsabteilung des Unternehmens erhalten.Dieses Dokument spielt später während des Rechnungsmanagementprozesses.

Unternehmen, die Business Technology -Software verwenden, kann elektronische Kopien von Bestellungen verwenden.Anstatt eine Papierkopie in einer Datei zu verwalten, können Unternehmen diese Informationen in eine Serverdatenbank scannen.Auf diese Weise können Einzelpersonen die Bestellung nach Bedarf überprüfen oder abrufen.Business-Software kann auch die Genauigkeit der Bestellinformationen erhöhen.

Das zweite Dokument im Drei-Wege-Match-Rechnungsmanagementsystem ist das empfangende Ticket.Das empfangende Ticket und gibt an, dass alle Waren oder Dienstleistungen vom Unternehmen gemäß der Bestellung eingingen.Das Erhalt von Tickets liegt in der Regel in der Verantwortung des Lagerhauses oder des Verwaltungsmitarbeiters des Unternehmens.Eine Kopie der Bestellung und des Empfangstickets wird an die Accounting gesendet, um die Rechnungszahlung abzuschließen.

Viele Anbieter und Lieferanten bieten Kunden 30 Tage an, um die Gebühren und Zinsen für unbezahlte Guthaben zu bewerten.Konten -Zahlen sind das empfangende Ticket und den Kaufauftrag in einer ausstehenden Datei ein.Nach Erhalt der endgültigen Rechnung des Anbieters wird der Angestellte von Payables alle drei Dokumente übereinstimmen, um die Informationen übereinstimmen.Die Übereinstimmung mit den Informationen jedes Dokuments ist der Kern des Drei-Wege-Rechnungsmanagementsystems.Unternehmen zahlen selten Anbieter oder Lieferanten, wenn die Dokumente nicht übereinstimmen.Sobald der zu zahlende Konten -Prozess abgeschlossen ist, werden die Angestellten einen Scheck für die Rechnung reduziert, die Unterschrift des Eigentümers oder des geeigneten Managers anfordern und den Scheck senden.

Unternehmen können angepasste Rechnungsverwaltungssysteme verwenden.Geschäftsinhaber und Manager werden ein System entwickeln, das ihre Backoffice- und Rechnungslegungsfunktionen am besten unterstützt.Größere Organisationen, die jeden Monat mehrere hundert Rechnungen erhalten, wünschen sich möglicherweise ein einfacheres System als das Drei-Wege-Match.In Rechnung über das Rechnungsmanagement müssen nicht alle Unternehmen dasselbe System verwenden.