Co je správa faktur?

Správa faktur je interní obchodní funkce odpovědná za správu dokumentů od dodavatelů nebo dodavatelů.Faktury představují zdrojový dokument v účetnictví.Zdrojové dokumenty nastiňují konkrétní informace týkající se finanční transakce.Prodejci obvykle poskytují vnější služby, jako je údržba, veřejné služby, kancelářské potřeby nebo reklama podnikům.Dodavatelé zastupují společnosti, které poskytují podnikům ekonomické zdroje.Ekonomické zdroje zahrnují suroviny a přímá práce potřebná k výrobě spotřebního zboží nebo služeb.Společnosti používají procesy správy faktur, aby zajistily, že prodejci a dodavatelé včas dostávají platbu.

Běžným procesem správy faktur je systém třícestných zápasů nalezený v splatných účtech.Objednávky nákupu představují interní informace společnosti, které poskytují jednotlivcům konkrétní oprávnění k nákupu položek od dodavatelů nebo dodavatelů.V podnikání obvykle existují dvě kopie nákupních objednávek.Jeden je zaslán dodavateli nebo dodavateli a jeden je ponechán v účetním oddělení společnosti.Tento dokument vstupuje do hry později během procesu správy faktur.

Společnosti využívající software pro obchodní technologie mohou používat elektronické kopie objednávek.Spíše než udržovat papírovou kopii v souboru mohou společnosti naskenovat tyto informace do databáze serveru.To umožňuje jednotlivcům kontrolovat nebo načíst objednávku podle potřeby.Obchodní software může také zvýšit přesnost informací o objednávce.Přijímací lístek a naznačuje, že veškeré zboží nebo služby byly společností obdrženy podle objednávky.Přijímání vstupenek je obvykle odpovědností skladu nebo administrativních zaměstnanců společnosti.Kopie nákupní objednávky a přijetí vstupenky je odeslána na účetnictví, aby dokončila platbu faktury.Úředníci splatných účtů podávají přijímací lístek a objednávku na nákup do vynikajícího souboru.Po obdržení závěrečné faktury dodavatele požadující platbu bude úředník Paybles odpovídat všem třem dokumentům, aby zajistil informace o informacích.Přizpůsobení informací každého dokumentu je jádrem třísměrného systému správy faktur.Společnosti zřídka platí prodejcům nebo dodavatelům, pokud se dokumenty neshodují.Po dokončení procesu splatných účtů úředníci sníží šek na fakturu, požádá podpis od vlastníka nebo příslušného manažera a pošle šek.

Společnosti mohou používat přizpůsobené systémy správy faktur.Majitelé a manažeři podniků vyvinou systém, který nejlépe podporuje jejich back office a účetní funkce.Větší organizace, které každý měsíc dostávají několik stovek faktur, si mohou přát jednodušší systém než třícestný zápas.Správa faktur nevyžaduje, aby všechny společnosti používaly stejný systém.