Qu'est-ce que la gestion des factures?

La gestion des factures est une fonction commerciale interne responsable de la gestion des documents de fournisseurs ou de fournisseurs.Les factures représentent un document source en comptabilité.Les documents source décrivent des informations spécifiques relatives à une transaction financière.Les vendeurs fournissent généralement des services extérieurs tels que la maintenance, les services publics, les fournitures de bureau ou la publicité aux entreprises.Les fournisseurs représentent des entreprises qui fournissent aux entreprises des ressources économiques.Les ressources économiques comprennent les matières premières et la main-d'œuvre directe nécessaire pour produire des biens de consommation ou des services.Les entreprises utilisent des processus de gestion des factures pour s'assurer que les fournisseurs et les fournisseurs reçoivent le paiement en temps opportun.

Un processus de gestion des factures commun est le système de correspondance à trois que l'on trouve dans les fonctions de comptes payables.Les commandes d'achat représentent les informations internes de la Société qui fournissent aux particuliers l'autorisation spécifique d'acheter des articles auprès de fournisseurs ou de fournisseurs.Deux copies des bons de commande existent généralement dans une entreprise.L'un est envoyé au vendeur ou au fournisseur et un est conservé dans le service comptable de la société.Ce document entre en jeu plus tard pendant le processus de gestion des factures.

Les entreprises utilisant des logiciels de technologie d'entreprise peuvent utiliser des copies électroniques des bons de commande.Plutôt que de maintenir une copie papier dans un fichier, les entreprises peuvent analyser ces informations dans une base de données de serveurs.Cela permet aux individus d'examiner ou de récupérer le bon de commande au besoin.Les logiciels d'entreprise peuvent également augmenter la précision des informations sur le bon de commande.

Le deuxième document du système de gestion des factures de match à trois est le billet de réception.Le billet de réception et indique que tous les biens ou services ont été reçus par la société conformément au bon de commande.Les billets reçoivent sont généralement la responsabilité de l'entrepôt de l'entreprise ou du personnel administratif.Une copie du bon de commande et du billet de réception est envoyée à la comptabilité pour finaliser le paiement de la facture.

De nombreux fournisseurs et fournisseurs offrent aux clients 30 jours à payer avant d'évaluer les frais et les intérêts sur les soldes impayés.Les commis à payables déposeront le billet de réception et la commande d'achat dans un dossier en cours.Lors de la réception de la facture finale du vendeur demandant le paiement, le greffier des paiements correspondra aux trois documents pour assurer les correspondances d'informations.La correspondance des informations de chaque document est le nœud du système de gestion des factures à trois voies.Les entreprises paient rarement des vendeurs ou des fournisseurs si les documents ne correspondent pas.Une fois que le processus de comptes payable est terminé, les commis réduiront un chèque pour la facture, demanderont la signature du propriétaire ou du gestionnaire approprié et envoient le chèque.

Les entreprises peuvent utiliser des systèmes de gestion des factures personnalisés.Les propriétaires d'entreprises et les gestionnaires développeront un système qui soutiendra le mieux leur back-office et leurs fonctions comptables.Les grandes organisations recevant plusieurs centaines de factures chaque mois peuvent souhaiter un système plus simple que le match à trois.La gestion des factures ne nécessite pas que toutes les entreprises utilisent le même système.