Τι είναι η λειτουργική ανάλυση εργασίας;

Μια λειτουργική ανάλυση εργασίας (FJA) είναι ένα σύστημα που σχεδιάστηκε από το Υπουργείο Εργασίας των ΗΠΑ στη δεκαετία του 1940 για να καθορίσει όλα τα στοιχεία μιας εργασίας και να τα αξιολογήσει, κατατάσσοντας τη σημασία τους για τη δουλειά.Μετράει το χρόνο που δαπανάται και τη φύση των αλληλεπιδράσεων με τα πράγματα, με τα δεδομένα και με τους ανθρώπους.Μια καλή λειτουργική ανάλυση εργασίας μετρά επίσης την ποιότητα της διδασκαλίας και της εποπτείας που είναι απαραίτητη, καθώς και το ποσό της κατάρτισης που απαιτείται για την επαρκή εργασία.

Η πληρότητα της λειτουργικής ανάλυσης εργασίας καθιστά εφαρμόσιμη σε οποιαδήποτε εργασία σε έναν οργανισμό.Για παράδειγμα, το FJA ενός εργαζομένου παραγωγής σε ένα εργοστάσιο θα σημειώσει το χρόνο που αφιερώθηκε στη δημιουργία μηχανημάτων και τη λειτουργία του.Ένας FJA της θέσης του υπαλλήλου ναυτιλίας, από την άλλη πλευρά, θα επικεντρωθεί στο χρόνο που δαπανάται και χειρίζεται αντικείμενα για τη ναυτιλία.Επίσης, μετράται η μέση ποσότητα χρόνου που αφιερώνεται στη συνεχιζόμενη κατάρτιση και στην αλληλεπίδραση ρουτίνας με τους επόπτες.Ορισμένα FJAs μπορεί να είναι πολύ απαιτητικά, με οθόνες που χρησιμοποιούν χρονολόγια για να καθορίσουν τον ακριβή χρονικό διάστημα που απαιτείται για την εκτέλεση ορισμένων καθηκόντων. Οι επαγγελματίες του ανθρώπινου δυναμικού διεξάγουν FJAs και χρησιμοποιούν τα αποτελέσματα στη λήψη ενός ευρέος φάσματος αποφάσεων, από τα επίπεδα στελέχωσης έως την αποζημίωση.Οι FJAs είναι επίσης ανεκτίμητες όταν λαμβάνουν άλλες αποφάσεις διαχείρισης, όπως αναδιοργανώσεις και ενοποιήσεις.Είναι σημαντικό να έχετε κατά νου ότι μια λειτουργική ανάλυση εργασίας αξιολογεί την ίδια την εργασία και όχι το άτομο στη δουλειά.Ωστόσο, μια καλή λειτουργική ανάλυση εργασίας είναι μια ανεκτίμητη βοήθεια στην αξιολόγηση της απόδοσης ενός υπαλλήλου, υπό τη θεωρία ότι πρέπει να γνωρίζουμε τι συνεπάγεται μια δουλειά πριν κάποιος μπορεί να καθορίσει πόσο καλά έχει χρησιμοποιηθεί ένας υπάλληλος.Πολλοί οργανισμοί ως το πρώτο βήμα για την προετοιμασία των περιγραφών εργασίας τους.Μια λεπτομερής λειτουργική ανάλυση εργασίας περιλαμβάνει κλίμακες που μετρούν τις πραγματικές λειτουργίες μιας εργασίας καθώς και τις ψυχικές διαδικασίες που τις συνοδεύουν, όπως η συλλογιστική και η γλώσσα.Αυτά δεν είναι τα μόνα στοιχεία μιας δουλειάς, όμως.Ένα FJA μετρά επίσης τις ανθρώπινες αλληλεπιδράσεις που περιλαμβάνονται στην απόδοση της εργασίας και την εκπαίδευση που απαιτείται για την εκτέλεση της εργασίας καλά.Η συλλογή όλων αυτών των δεδομένων είναι πολύ χρήσιμη για την πρόσληψη νέων ταλέντων.

Τα καθήκοντα και οι ευθύνες που σχετίζονται με πολλές θέσεις εργασίας μπορεί να αλλάξουν με την πάροδο του χρόνου, ακόμη και αν οι τίτλοι εργασίας παραμένουν οι ίδιοι.Για παράδειγμα, πολλές παραδοσιακές εργασίες γραφείου άλλαξαν δραματικά στο δεύτερο μισό του 20ου αιώνα λόγω του αυτοματισμού γραφείων που κορυφώνεται με την μηχανοργάνωση.Οι αναλύσεις που περιγράφουν αυτές τις θέσεις εργασίας θα έδειχναν τις αλλαγές που έχουν υποβληθεί σε πολλούς τομείς και θα ενισχύσουν την ικανότητα του εργοδότη να τις διαχειριστεί.Επομένως, οι FJAs θα πρέπει να εξετάζονται και να ενημερώνονται περιοδικά.

Πολλές θέσεις εργασίας περιλαμβάνουν τεχνικές ή επαγγελματικές δεξιότητες και ικανότητες.Έτσι, εάν η θέση δεν είναι κενή, η πραγματική εξέταση και αξιολόγηση οποιασδήποτε συγκεκριμένης εργασίας γίνεται καλύτερα από το κατεστημένο και εποπτικό προσωπικό.Η συμμετοχή των επαγγελματιών του ανθρώπινου δυναμικού σε αυτή τη φάση της διαδικασίας FJA συχνά περιορίζεται στην εποπτεία και την καθοδήγηση.

Η πραγματική ανάλυση είναι η φάση της διαδικασίας όπου αμφισβητούνται ορισμένες υποθέσεις, ιδίως όσον αφορά τις πιστωτικές ή ακαδημαϊκές απαιτήσεις.Αυτή είναι και η φάση στην οποία η διοίκηση πρέπει να εξετάσει τη δυνατότητα των ατόμων με ειδικές ανάγκες που εκτελούν την εργασία.Είναι νόμιμο στις ΗΠΑ να αρνηθεί τους αιτούντες εργασίας λόγω αναπηρίας, αλλά οι εργοδότες που το κάνουν θα πρέπει να είναι σε θέση να τεκμηριώσουν ότι μια τέτοια άρνηση αντικατοπτρίζει την έλλειψη καλόπιστου επαγγελματικού προσόντα του υποψηφίου (BFOQ).Χωρίς τέτοια τεκμηρίωση, οι εργοδότες ενδέχεται να αντιμετωπίσουν σημαντικές νομικές προκλήσεις.

Πριν από τη μηχανοργάνωση, η κύρια ικανότητα των εργαζομένων στο γραφείο ήταν η λειτουργία μιας γραφομηχανής, ένα εργαλείο το οποίο, σε σύγκριση με τους σύγχρονους υπολογιστές, είχε περιορισμένα οφέλη.Οι ίδιες δεξιότητες πληκτρολογίου εξακολουθούν να είναι απαραίτητες για τη λειτουργία υπολογιστών, αλλά η βασική βάση γνώσεων είναι απαραίτητηΓια να αποδειχθεί σημαντική εργασία, το προϊόν έχει επεκταθεί σημαντικά.Ένας FJA ποσοτικοποιεί τον χρόνο που ένας εργαζόμενος ξοδεύει σε έναν υπολογιστή, διαφοροποιώντας μεταξύ των καθηκόντων όπως η επεξεργασία κειμένου, τα υπολογιστικά φύλλα, οι παρουσιάσεις και άλλες λειτουργίες.Η γνώση αυτών των πληροφοριών είναι κρίσιμη για την επιτυχή πρόσληψη.

Οι αλλαγές στη ροή εργασίας σε ένα εργοστάσιο, επίσης, μπορεί να έχει σημαντικό αντίκτυπο στις θέσεις εργασίας των εργαζομένων στην παραγωγή.Οι τροποποιήσεις στον τρόπο με τον οποίο οι εισερχόμενες πρώτες ύλες συσκευάζονται, για παράδειγμα, ενδέχεται να αυξήσουν ή να μειώσουν το χρονικό διάστημα που παίρνει αυτές τις πρώτες ύλες στην εργασία.Εάν τέτοιες τροποποιήσεις εξοικονομούν χρόνο, οι καλοί διαχειριστές συχνά θα διαθέτουν το χρόνο αλλού.Οι διαχειριστές που διατηρούν την κορυφή της ροής εργασίας των τμημάτων τους μέσω FJAs και προσωρινών παρατηρήσεων θα τις διαχειρίζονται γενικά πιο αποτελεσματικά.