Phân tích công việc chức năng là gì?

Phân tích công việc chức năng (FJA) là một hệ thống được Bộ Lao động Hoa Kỳ nghĩ ra vào những năm 1940 để xác định tất cả các yếu tố công việc và đánh giá chúng, xếp hạng tầm quan trọng của chúng đối với công việc.Nó đo thời gian dành và bản chất của các tương tác với mọi thứ, với dữ liệu và với mọi người.Một phân tích công việc chức năng tốt cũng đo lường chất lượng hướng dẫn và giám sát cần thiết, cũng như số lượng đào tạo cần thiết để thực hiện công việc đầy đủ. Sự toàn diện của phân tích công việc chức năng làm cho nó áp dụng cho bất kỳ công việc nào trong một tổ chức.Ví dụ, FJA của một công nhân sản xuất trong một nhà máy sẽ lưu ý thời gian dành cho việc thiết lập máy móc và vận hành nó.Mặt khác, một FJA của một nhân viên bán hàng vận chuyển, sẽ tập trung vào thời gian dành thời gian di chuyển và xử lý các mặt hàng để vận chuyển.Lượng thời gian trung bình dành cho đào tạo liên tục và tương tác thường xuyên với các giám sát viên cũng được đo lường.Một số FJA có thể rất chính xác, với các màn hình sử dụng đồng hồ bấm giờ để xác định lượng chính xác thời gian cần thiết để thực hiện một số nhiệm vụ nhất định.FJA cũng là vô giá khi đưa ra các quyết định quản lý khác, chẳng hạn như tổ chức lại và hợp nhất.Điều quan trọng là phải ghi nhớ rằng một phân tích công việc chức năng đánh giá chính công việc, chứ không phải người trong công việc.Tuy nhiên, một phân tích công việc chức năng tốt là một trợ giúp vô giá trong việc đánh giá hiệu suất của một nhân viên, theo lý thuyết rằng người ta phải biết những gì một công việc đòi hỏi trước khi người ta có thể xác định mức độNhiều tổ chức là bước đầu tiên trong việc chuẩn bị mô tả công việc của họ.Một phân tích công việc chức năng kỹ lưỡng bao gồm các thang đo đo lường các chức năng thực tế của một công việc cũng như các quá trình tinh thần đi kèm với chúng, chẳng hạn như lý luận và ngôn ngữ.Mặc dù vậy, những yếu tố duy nhất của một công việc.Một FJA cũng đo lường các tương tác của con người có trong hiệu suất của công việc và việc đào tạo cần thiết để thực hiện tốt công việc.Việc thu thập tất cả dữ liệu này rất hữu ích trong việc tuyển dụng tài năng mới. Nhiệm vụ và trách nhiệm liên quan đến nhiều công việc có thể thay đổi theo thời gian, ngay cả khi các chức danh công việc vẫn giữ nguyên.Ví dụ, nhiều công việc văn phòng truyền thống đã thay đổi đáng kể trong nửa sau của thế kỷ 20 vì tự động hóa văn phòng lên đến đỉnh điểm trong việc tin học hóa.Các phân tích mô tả các công việc này sẽ cho thấy những thay đổi mà họ đã trải qua trong nhiều lĩnh vực và sẽ tăng cường khả năng của người sử dụng lao động để quản lý chúng.FJA, do đó, nên định kỳ được kiểm tra và cập nhật. Nhiều công việc liên quan đến các kỹ năng và khả năng kỹ thuật hoặc chuyên nghiệp.Do đó, nếu vị trí không trống, việc kiểm tra và đánh giá thực tế của bất kỳ công việc cụ thể nào được thực hiện tốt nhất bởi các nhân viên đương nhiệm và giám sát.Các chuyên gia nguồn nhân lực Sự tham gia vào giai đoạn này của quy trình FJA thường bị giới hạn trong việc giám sát và hướng dẫn.

Phân tích thực tế là giai đoạn trong quá trình một số giả định được thách thức, đặc biệt là liên quan đến các yêu cầu tín dụng hoặc học tập.Đây cũng là giai đoạn mà quản lý phải xem xét khả năng người khuyết tật thực hiện công việc.Hợp pháp của nó ở Mỹ để từ chối những người xin việc với lý do khuyết tật, nhưng các nhà tuyển dụng làm như vậy có thể ghi nhận rằng sự từ chối như vậy phản ánh các ứng cử viên thiếu trình độ nghề nghiệp (BFOQ).Nếu không có tài liệu như vậy, các nhà tuyển dụng có thể phải đối mặt với những thách thức pháp lý đáng kể. Trước khi tin học hóa, nhiều nhân viên văn phòng, bộ kỹ năng chính là hoạt động của một máy đánh chữ, một công cụ, khi so sánh với máy tính hiện đại, có lợi ích hạn chế.Các kỹ năng bàn phím tương tự vẫn cần thiết để vận hành máy tính, nhưng cơ sở kiến thức cơ bản cần thiếto Hóa ra sản phẩm công việc có ý nghĩa đã mở rộng đáng kể.Một FJA định lượng thời gian một công nhân dành cho máy tính, phân biệt giữa các nhiệm vụ như xử lý văn bản, bảng tính, thuyết trình và các chức năng khác.Biết thông tin này là rất quan trọng đối với việc tuyển dụng thành công. Thay đổi quy trình làm việc trên sàn nhà máy tương tự có thể có tác động đáng kể đến công việc sản xuất.Các sửa đổi trong cách các nguyên liệu thô đến được đóng gói, ví dụ, có thể làm tăng hoặc giảm lượng thời gian đưa các nguyên liệu thô đó vào kênh công trình.Nếu những sửa đổi như vậy tiết kiệm thời gian, các nhà quản lý tốt sẽ thường xuyên phân bổ thời gian ở nơi khác.Các nhà quản lý luôn luôn đứng đầu trong các bộ phận của họ, quy trình làm việc của FJA và các quan sát tạm thời thường sẽ quản lý họ hiệu quả hơn.