Πώς μπορώ να γίνω γραμματέας/ρεσεψιονίστ;

Οι απαιτήσεις για να γίνετε γραμματέας/ρεσεψιονίστ ποικίλλουν, κυρίως λόγω του τύπου της εταιρείας όπου βρίσκεται η θέση.Οι περισσότερες εταιρείες απαιτούν ελάχιστο ποσό εκπαίδευσης με ελάχιστη ή καθόλου εκπαίδευση.Λόγω των καθηκόντων που συνδέονται με αυτή τη θέση, ωστόσο, άλλες εταιρείες θα μπορούσαν να απαιτήσουν ένα ορισμένο επίπεδο εκπαίδευσης.Ακόμα άλλοι μπορεί να περιμένουν να έχετε προπτυχιακό δίπλωμα και μερικά χρόνια εργασιακής εμπειρίας.

Συνήθως, ένας γραμματέας/ρεσεψιονίστ είναι υπεύθυνος για καθήκοντα διοικητικής υποστήριξης σε μια εταιρεία.Τα γραμματειακά καθήκοντα ενδέχεται να συνεπάγονται ευθύνες υποστήριξης γραφείου.Μπορείτε να υποστηρίξετε έναν διευθυντή ενός τμήματος ή να παρέχετε γενική υποστήριξη γραφείου για ολόκληρη την εταιρεία.

Υπάρχουν πολλά καθήκοντα που συχνά συνδέονται με την εκπλήρωση του ρόλου του ρεσεψιονίστ.Ένα πρωταρχικό καθήκον είναι η απάντηση και οι κλήσεις δρομολόγησης τηλεφώνου στο κατάλληλο τμήμα.Οι χαιρετισμοί πελάτες και οι επισκέπτες στην περιοχή αναμονής είναι ένα άλλο καθήκον που συνδέεται συνήθως με την ύπαρξη ρεσεψιονίστ.Μέσα σε ορισμένες εταιρείες, ίσως χρειαστεί να προετοιμάσετε το ταχυδρομείο για υπηρεσίες παράδοσης.Επιπλέον, μπορείτε επίσης να διανείμετε εισερχόμενο ταχυδρομείο στο προσωπικό της εταιρείας.

Για να εκπληρώσετε να γίνετε γραμματέας/ρεσεψιονίστ, θα χρειαστείτε μια σειρά γνώσεων, δεξιοτήτων και ικανοτήτων.Οι περισσότερες εταιρείες αναμένουν να έχετε μια ολοκληρωμένη κατανόηση των διαδικασιών γραφείου.Δεδομένου ότι ένα πρωταρχικό καθήκον σε αυτή τη θέση απαντά στο τηλέφωνο, η ύπαρξη ευχάριστων λεκτικών δεξιοτήτων είναι γενικά ένα πρόσθετο όφελος.Η δυνατότητα λειτουργίας του εξοπλισμού γραφείου είναι επίσης επιθυμητή για τις περισσότερες εταιρείες.

Μερικές τεχνικές σχολές προσφέρουν μαθήματα επιχειρήσεων και γραφείων για να σας βοηθήσουν να αναπτύξετε τις απαραίτητες δεξιότητες για να γίνετε γραμματέας/ρεσεψιονίστ.Τα τυπικά μαθήματα μπορεί να περιλαμβάνουν εκπαίδευση στη χρήση εφαρμογών επεξεργασίας κειμένου και υπολογιστικών φύλλων.Γράφοντας επιχειρηματική αλληλογραφία και εθιμοτυπία γραφείου είναι πρόσθετα μαθήματα που προσφέρονται στα περισσότερα σχολεία.Η απόκτηση επιχειρηματικού ή σχετικού πτυχίου από ένα τετραετές ακαδημαϊκό ίδρυμα μπορεί να σας βοηθήσει να ικανοποιήσετε αυτήν την απαίτηση.Αυτός ο τύπος πτυχίου μπορεί επίσης να σας προετοιμάσει για μια προώθηση στην εταιρεία.Γενικά, θα λάβετε κατάρτιση σε συγκεκριμένες διαδικασίες της βιομηχανίας που επηρεάζουν τη διακύμανση των καθηκόντων σας μετά την πρόσληψή σας.Για παράδειγμα, η εργασία για ιατρική εγκατάσταση μπορεί να περιλαμβάνει προγραμματισμό επισκέψεων γραφείου ασθενών.Πριν φτάσει ο ασθενής, οι διαδικασίες γραφείου θα μπορούσαν να περιλαμβάνουν την επαλήθευση της ασφάλισης υγείας και τη δημιουργία ιατρικού αρχείου.