Bagaimana cara menjadi sekretaris/resepsionis?
Persyaratan untuk menjadi sekretaris/resepsionis bervariasi, sebagian besar karena jenis perusahaan di mana posisi ditemukan.Sebagian besar perusahaan membutuhkan jumlah pendidikan minimum dengan sedikit atau tanpa pelatihan.Namun, karena tugas yang terkait dengan posisi ini, perusahaan lain dapat membutuhkan tingkat pendidikan tertentu.Yang lain mungkin mengharapkan Anda memiliki gelar sarjana dan beberapa tahun pengalaman kerja.
Biasanya, sekretaris/resepsionis bertanggung jawab atas tugas dukungan administratif dalam suatu perusahaan.Tugas kesekretariatan dapat memerlukan tanggung jawab dukungan kantor.Anda dapat mendukung satu manajer dari suatu departemen atau memberikan dukungan kantor umum untuk seluruh perusahaan.
Ada beberapa tugas yang sering dikaitkan dengan memenuhi peran resepsionis.Salah satu tugas utama adalah menjawab telepon dan perutean panggilan ke departemen yang sesuai.Menyambut klien dan tamu di ruang tunggu adalah tugas lain yang umumnya dikaitkan dengan menjadi resepsionis.
Tugas lain mungkin diperlukan, tergantung pada fungsi yang mendukung kegiatan kantor.Di beberapa perusahaan, Anda mungkin harus menyiapkan surat untuk layanan pengiriman.Selain itu, Anda mungkin juga mendistribusikan surat yang masuk ke staf perusahaan.
Untuk memenuhi menjadi sekretaris/resepsionis, Anda akan membutuhkan berbagai pengetahuan, keterampilan, dan kemampuan.Sebagian besar perusahaan mengharapkan Anda memiliki pemahaman komprehensif tentang prosedur kantor.Karena tugas utama dalam posisi ini adalah menjawab telepon, memiliki keterampilan verbal yang menyenangkan umumnya merupakan manfaat tambahan.Kemampuan untuk mengoperasikan peralatan kantor juga diinginkan untuk sebagian besar perusahaan.
Beberapa sekolah teknis menawarkan kursus administrasi bisnis dan kantor untuk membantu Anda mengembangkan keterampilan yang diperlukan untuk menjadi sekretaris/resepsionis.Kursus -kursus khas dapat mencakup pelatihan dalam penggunaan aplikasi pengolah kata dan spreadsheet.Menulis korespondensi bisnis dan etiket kantor adalah kursus tambahan yang ditawarkan di sebagian besar sekolah.
Selain itu, beberapa perusahaan mungkin lebih suka mempekerjakan seseorang dengan gelar bisnis sarjana.Mendapatkan gelar bisnis atau terkait dari lembaga akademik empat tahun dapat membantu Anda memenuhi persyaratan ini.Jenis gelar ini juga dapat mempersiapkan Anda untuk promosi di dalam perusahaan.
Selain pelatihan formal yang diperlukan untuk menjadi sekretaris/resepsionis, Anda mungkin juga perlu waktu untuk mempelajari prosedur operasi standar perusahaan.Secara umum, Anda akan menerima pelatihan dalam prosedur khusus industri yang mempengaruhi variasi tugas Anda setelah dipekerjakan.Misalnya, bekerja untuk fasilitas medis mungkin melibatkan penjadwalan kunjungan kantor pasien.Sebelum pasien tiba, prosedur kantor dapat mencakup memverifikasi asuransi kesehatan dan membuat file medis.