Ποια είναι τα κύρια καθήκοντα του διοικητικού βοηθού;

Ένας διοικητικός βοηθός μπορεί να έχει πολλά διάφορα καθήκοντα σε ένα γραφείο, ανάλογα με πολλούς παράγοντες, συμπεριλαμβανομένου του μεγέθους του γραφείου και του αριθμού των άλλων υπαλλήλων.Ωστόσο, πολλά καθήκοντα διοικητικών βοηθών είναι τα ίδια σε όλες τις ρυθμίσεις.Αυτά θα περιλαμβάνουν, στο πιο βασικό επίπεδο, βοηθώντας τον εργοδότη σας με καθημερινά καθήκοντα γραφείου.

Συνήθως, οι διοικητικοί βοηθοί καθήκοντος περιλαμβάνουν καθήκοντα όπως η απάντηση σε τηλέφωνα και η μεταφορά κλήσεων, η δημιουργία ραντεβού, η απάντηση σε ερωτήσεις, οι χαιρετισμοί πελάτες ή οι πελάτες όταν φτάνουντο γραφείο και διατηρώντας την εμφάνιση του γραφείου καθαρό και τακτοποιημένο.Άλλα καθήκοντα διοικητικών βοηθών ενδέχεται να περιλαμβάνουν την συμπλήρωση ή την προετοιμασία εγγράφων, την κατάθεση εγγράφων, τη διαλογή ταχυδρομείου και τη διατήρηση αρχείων.Οι διοικητικοί βοηθοί γενικά υποχρεούνται πάντα να είναι ικανοί με διάφορα λογισμικά επεξεργασίας κειμένου και προϋπολογισμού, έτσι απαιτούνται γενικά καλές δεξιότητες πληροφορικής, μαζί με τη δυνατότητα να πληκτρολογούν τουλάχιστον 50 λέξεις ανά λεπτό.

Ο διοικητικός βοηθός είναι γενικά ο πρώτος άνθρωπος που οι περισσότεροι άνθρωποιΘα δουν πότε εισέρχονται στο γραφείο, οπότε είναι σημαντικό να είσαι φιλικός, ευγενικός και επαγγελματικός.Η διακριτική ευχέρεια και ο σεβασμός είναι άλλα σημαντικά χαρακτηριστικά της προσωπικότητας.Ένας διοικητικός βοηθός αλληλεπιδρά με πολλούς ανθρώπους καθ 'όλη τη διάρκεια της ημέρας όταν δέχεται κλήσεις, αποστέλλεται σε σημαντικά έγγραφα ή πακέτα ή βοηθά τους πελάτες, επομένως είναι απαραίτητη η δυνατότητα πολλαπλών εργασιών.Σε ένα μεγαλύτερο περιβάλλον γραφείου, μπορεί να απαιτηθεί μεγαλύτερος αριθμός διοικητικών βοηθών., και διασφαλίζοντας ότι τυχόν απαραίτητα καθήκοντα ολοκληρώθηκαν εγκαίρως.Ένας διοικητικός βοηθός μπορεί επίσης να είναι υπεύθυνος για την πρόσληψη και την κατάρτιση του νέου προσωπικού γραφείου και τη διατήρηση ενός χρονοδιαγράμματος για άλλους στο γραφείο.Οι διοικητικοί βοηθοί μπορούν επίσης να κληθούν να μάθουν να χειρίζονται τα συγκεκριμένα καθήκοντα της βιομηχανίας για εργοδότες, όπως δικηγορικά γραφεία, ιατρικά γραφεία ή τραπεζικές εργασίες.

Ένας καλός διοικητικός βοηθός θα είναι αυτός που μπορεί να ζυγίσει τα πολλαπλά διοικητικά βοηθητικά καθήκοντα, διασφαλίζοντας ότι όλα τα έργα είναιολοκληρώθηκε εγκαίρως.Μερικοί διοικητικοί βοηθοί είναι γενικοί βοηθοί για ολόκληρο το γραφείο, ενώ άλλοι ειδικεύονται σε συγκεκριμένους τομείς, όπως η χρηματοδότηση ή το μάρκετινγκ.Μια καριέρα ως διοικητικός βοηθός μπορεί να είναι μια προσοδοφόρα και ανταμείβοντας και γενικά προσφέρει πολλά προνόμια όπως οφέλη για την υγεία και σχετικά σταθερές ώρες.Ένας διοικητικός βοηθός μπορεί να εργάζεται με πλήρη απασχόληση ή ώρες μερικής απασχόλησης, ανάλογα με τις ανάγκες του γραφείου.