Ποιοι είναι οι διαφορετικοί τύποι εφαρμογών λογισμικού εισπρακτέων λογαριασμών;

Οι εισπρακτέοι λογαριασμοί είναι μια λογιστική δραστηριότητα που περιλαμβάνει την παραλαβή των τιμολογίων και την πληρωμή των λογαριασμών.Οι εφαρμογές λογισμικού εισπρακτέων λογαριασμών είναι αυτοματοποιημένα εργαλεία που επιτρέπουν σε μια εταιρεία να χρησιμοποιεί την τεχνολογία των υπολογιστών προκειμένου να καταργήσει κάποιες χειροκίνητες ενέργειες από αυτή τη διαδικασία.Διαφορετικοί τύποι εφαρμογών περιλαμβάνουν την ηλεκτρονική απόδειξη τιμολογίου, τα πακέτα πολλαπλών τιμολογίων για πολλούς προμηθευτές και τους ηλεκτρονικούς ελέγχους και την απόσπαση πληρωμών για την οριστικοποίηση των λογαριασμών προμηθευτών.Στις περισσότερες περιπτώσεις, οι εφαρμογές λογισμικού εισπρακτέων λογαριασμών είναι όλες περιεκτικές, πράγμα που σημαίνει ότι ένα πακέτο λογισμικού χειρίζεται όλες αυτές τις εργασίες.Τα αρθρωτά πακέτα λογισμικού επιτρέπουν στις εταιρείες να προσθέσουν μόνο μια ενότητα εισπρακτέων λογαριασμών σε υπάρχον λογισμικό για να ολοκληρώσουν αυτές τις λειτουργίες.

Τα τιμολόγια είναι συνήθως ένα έγγραφο που επικυρώνει μια συναλλαγή, όπως η αγορά αγαθών ή υπηρεσιών.Αντί να λαμβάνουν τιμολόγια χαρτιού μέσω του ταχυδρομείου, οι εφαρμογές λογισμικού εισπρακτέων λογαριασμών μπορούν να επιτρέψουν την ηλεκτρονική μεταφορά και την παραλαβή τέτοιων εγγράφων.Για παράδειγμα, η λήψη ενός αρχείου από τον ιστότοπο ενός προμηθευτή απευθείας στο λογισμικό εισπρακτέων λογαριασμών επιτρέπει στα άτομα να αναθεωρούν έγγραφα και λογαριασμούς ισορροπίας μέσω του πακέτου λογισμικού.Οι ηλεκτρονικές δηλώσεις μπορούν επίσης να λειτουργούν με παρόμοιο τρόπο, δηλαδή, μπορούν να μεταφορτωθούν από έναν ιστότοπο.Αυτό εξοικονομεί χαρτί και εμποδίζει την απώλεια κρίσιμων λογιστικών εγγράφων.

Λίγες επιχειρήσεις έχουν μόνο μερικούς πωλητές ή προμηθευτές από τους οποίους αγοράζουν αγαθά και υπηρεσίες.Ως εκ τούτου, οι εφαρμογές λογισμικού εισπρακτέων λογαριασμών διαθέτουν λειτουργίες που επιτρέπουν πολλούς αριθμούς λογαριασμών και λογαριασμούς προμηθευτών.Οι λογαριασμοί πολλαπλών απαιτήσεων ενδέχεται επίσης να είναι απαραίτητοι για τους προμηθευτές ομαδοποίησης ανά τύπο ή αγαθά ή υπηρεσίες που προσφέρονται.Οι εφαρμογές λογισμικού εισπρακτέων λογαριασμών μπορούν να προσφέρουν μεγάλες αναλύσεις επιλογών για την ταξινόμηση και τη διαχείριση των πωλητών και άλλων αντικειμένων.Πολλοί τύποι πακέτων λογισμικού επιτρέπουν την προσαρμογή του συστήματος που χρησιμοποιείται για τη διαχείριση των απαιτήσεων.

Ένας άλλος σκοπός της ηλεκτρονικής λογιστικής είναι η χρήση υπολογιστών και λογισμικού για την εξάλειψη ορισμένων χειροκίνητων εργασιών, όπως η γραφή ελέγχου και η εξισορρόπηση των λογαριασμών.Για παράδειγμα, όταν μια εταιρεία ολοκληρώσει τους λογαριασμούς της για μια περίοδο, απαιτούνται έλεγχοι για την αποστολή πληρωμής και οι λογαριασμοί πρέπει να εκκαθαριστούν για να αναγνωρίσουν τις πληρωμές.Λογαριασμοί πακέτων λογισμικού εισπράττουν συνήθως επιτρέπουν την εκτύπωση ελέγχων χρησιμοποιώντας τον υπολογιστή.Μόλις εκτυπωθεί, το σύστημα δημοσιεύει επίσης τις πληρωμές ελέγχου ηλεκτρονικά και οριστικοποιεί τις πληρωμές.Σε αυτό το σημείο, οι λογιστές απαιτούνται απλώς για να αναθεωρήσουν τους λογαριασμούς, να βεβαιωθείτε ότι ισορροπούν όπως είναι απαραίτητο και να εξασφαλίσουν ότι δεν υπάρχουν σφάλματα.Αυτό οδηγεί σε ένα άλλο όφελος για αυτό το λογισμικό: Ηλεκτρονικές αναφορές για την εξισορρόπηση των λογαριασμών εισπρακτέων λογαριασμών στο γενικό βιβλίο.