Τι είναι η συμβουλή εμβασμάτων;

Το κείμενο του εγγράφου επιβεβαιώνει συνήθως την παράδοση αγαθών ή υπηρεσιών που παραγγέλθηκε από τον Πελάτη, επιβεβαιώνει ότι τα προϊόντα είναι ικανοποιητικά και σημειώνει ότι η πληρωμή για την παραγγελία προετοιμάζεται και θα μεταφερθεί από μια συγκεκριμένη ημερομηνία.Σε ορισμένες περιπτώσεις, οι συμβουλές συνοδεύουν την πληρωμή και ένα αντίγραφο του τιμολογίου για την παραγγελία.Παρόλο που δεν θεωρείται απαραίτητο ή απαιτείται στις περισσότερες επιχειρηματικές ρυθμίσεις, οι συμβουλές εμβασμάτων παραμένουν βασικά της επιχειρηματικής εθιμοτυπίας σε πολλά έθνη, με την τεχνολογία να καθιστά δυνατή την προώθηση ηλεκτρονικών εκδόσεων στους προμηθευτές μαζί με την πιο παραδοσιακή μέθοδο προετοιμασίας και δημοσίευσης έντυπου έγγραφου.

Η ακριβής μορφή μιας συμβουλής εμβασμάτων μπορεί να είναι πολύ απλή ή εξαιρετικά περίπλοκη.Τα πιο απλοϊκά παραδείγματα ενδέχεται να περιέχουν ελάχιστες πληροφορίες όπως ο αριθμός παραγγελίας, η ημερομηνία λήψης της παραγγελίας, το οφειλόμενο ποσό και η ημερομηνία που θα διαβιβαστεί η πληρωμή στον προμηθευτή.Τα πιο σύνθετα παραδείγματα μπορεί να περιλαμβάνουν μια αναλυτική λίστα κάθε στοιχείου που περιλαμβάνεται στη σειρά, συμπεριλαμβανομένης της μονάδας και της εκτεταμένης τιμολόγησης για κάθε ένα από αυτά τα στοιχεία, ένα μεγάλο σύνολο, τον αριθμό ελέγχου για την πληρωμή και την ημερομηνία που θα αποσταλεί η επιταγή.Σε περιπτώσεις όπου η πληρωμή παραδίδεται ηλεκτρονικά, οι συμβουλές εμβασμάτων μπορούν να τεκμηριώσουν μια πρόσφατα ολοκληρωμένη πληρωμή ή να συμβουλεύσει τον πωλητή να αναμένει την παραλαβή της ηλεκτρονικής πληρωμής μέχρι μια συγκεκριμένη ημερομηνία.Παρέχετε επιβεβαίωση της παραλαβής μιας εντολής και ειδοποίησης για μια εκκρεμούσα πληρωμή, αλλά και ως μέσο επέκτασης της ευγένειας σε έναν αξιόλογο επιχειρηματικό εταίρο.Αν και δεν είναι υποχρεωτική, η έκδοση εγγράφων αυτού του τύπου διευκόλυνε τους ιδιοκτήτες επιχειρήσεων να προβλέπουν πότε θα προσφερθούν οι πληρωμές, οι οποίες με τη σειρά τους βοηθούσαν τους πωλητές στη διαδικασία προγραμματισμού των πληρωμών στους πιστωτές τους.Για τους ιδιοκτήτες επιχειρήσεων που χρησιμοποίησαν εξωτερικές λογιστικές εταιρείες για να διαχειριστούν τους λογαριασμούς τους πληρωτέους και εισπρακτέους, δεν ήταν ασυνήθιστο οι συμβουλές εμβασμάτων να αποστέλλονται απευθείας στην επιχείρηση, ενώ η πληρωμή μεταφέρθηκε σε ξεχωριστή διεύθυνση εμβασμάτων.

Σήμερα, οι συμβουλές εμβασμάτων εξυπηρετούν τον ίδιο βασικό σκοπό και μπορούν να χρησιμεύσουν ως διασταύρωση όταν οι ηλεκτρονικές πληρωμές προγραμματίζονται για παράδοση μέχρι μια συγκεκριμένη ημερομηνία.Σε αυτή την αίτηση, ένας πελάτης μπορεί να προγραμματίσει μια ηλεκτρονική πληρωμή που θα κατατεθεί σε δύο έως τρεις εργάσιμες ημέρες απευθείας στον τραπεζικό λογαριασμό του πωλητή.Μόλις προγραμματιστεί η πληρωμή, ο πελάτης συμβουλεύει τον προμηθευτή μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ότι η πληρωμή έχει προγραμματιστεί και θα πρέπει να φτάσει μέχρι μια συγκεκριμένη ημερομηνία.Οι λεπτομέρειες περιλαμβάνουν συχνά τον αριθμό τιμολογίου που σχετίζεται με την πληρωμή, το ποσό της πληρωμής και ενδεχομένως έναν αριθμό συναλλαγής που μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την ανίχνευση της πληρωμής σε περίπτωση που αποτύχει να δημοσιεύσει την καθορισμένη ημέρα.