Τι είναι το ψηφιακό φαξ;

Ένα ψηφιακό φαξ είναι ένας τύπος εγγράφου φαξ που αποστέλλεται και μερικές φορές λαμβάνεται ως ηλεκτρονικό έγγραφο και όχι ως έγγραφο χαρτιού που εκτυπώνεται χρησιμοποιώντας ένα τυποποιημένο μηχάνημα φαξ.Το πλεονέκτημα ενός ψηφιακού φαξ είναι ότι το ηλεκτρονικό έγγραφο μπορεί να αποθηκευτεί σε ένα αρχείο σε έναν σκληρό δίσκο υπολογιστή και να εκτυπωθεί όταν και καθώς ο παραλήπτης απαιτεί έντονο αντίγραφο.Θεωρείται μια πιο πράσινη εναλλακτική λύση στην παραδοσιακή αποστολή φαξ, είναι δυνατόν να στείλετε ένα ψηφιακό φαξ χρησιμοποιώντας υλικό και λογισμικό που αναπτύχθηκε για το σκοπό αυτό.

Ένας από τους πιο συνηθισμένους τρόπους με τους οποίους χρησιμοποιούν οι καταναλωτές για την αποστολή ή τη λήψη ψηφιακού φαξ είναι η συμμετοχή των υπηρεσιών ενός ηλεκτρονικού παρόχου υπηρεσιών φαξ.Με αυτήν την εφαρμογή, ο πελάτης διαθέτει διαπιστευτήρια σύνδεσης για πρόσβαση στο δίκτυο του παρόχου, μεταφορτώνει ένα αντίγραφο του ηλεκτρονικού εγγράφου που επιθυμεί να στείλει, παρέχει τις πληροφορίες του παραλήπτη και στη συνέχεια στέλνει το έγγραφο.Ανάλογα με τον τρόπο με τον οποίο ο παραλήπτης προτιμά να λάβει το έγγραφο, το ψηφιακό φαξ μπορεί να δρομολογηθεί σε μια παραδοσιακή μηχανή φαξ και να εκτυπωθεί ως έντυπο αντίγραφο ή να έχει τη μορφή φαξ μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που ο παραλήπτης μπορεί να εξοικονομήσει σκληρά τον υπολογιστή τουΟδηγήστε για μεταγενέστερη χρήση.

μαζί με τη δημιουργία ενός λογαριασμού με έναν πάροχο ψηφιακού φαξ, είναι επίσης δυνατό να αγοράσετε υλικό που επιτρέπει στους χρήστες να κάνουν χρήση οποιουδήποτε τύπου σύνδεσης στο διαδίκτυο για την αποστολή ή τη λήψη φαξ.Με αυτήν την εφαρμογή, το υλικό συνδέεται ως περιφερειακή συσκευή σε επιφάνεια εργασίας φορητού υπολογιστή.Το λογισμικό στη συνέχεια εγκαθίσταται στον υπολογιστή για να επιτρέψει στη συνημμένη συσκευή να παρέχει μια συνάρτηση που είναι παρόμοια με ένα τυποποιημένο μηχάνημα φαξ.Πολλά σχέδια επιτρέπουν στους χρήστες να εισάγουν ένα έντυπο αντίγραφο ενός εγγράφου για να αποσταλούν απευθείας στη συσκευή και στη συνέχεια να ακολουθήσουν βασικές οδηγίες για να ξεκινήσουν την αποστολή.Ορισμένα μοντέλα επιτρέπουν επίσης στο χρήστη να επιλέξει ένα ηλεκτρονικό αρχείο που αποθηκεύεται στον σκληρό δίσκο του υπολογιστή, να παρέχει τα απαραίτητα στοιχεία επικοινωνίας για τον παραλήπτη και να στείλει το φαξ χωρίς να χρειάζεται να χρησιμοποιήσετε ένα αντίγραφο εκτύπωσης.

Ένα από τα κύρια οφέλη της χρήσης μιας προσέγγισης ψηφιακής φαξ είναι ότι η ποσότητα χαρτιού που καταναλώνεται στη διαδικασία μειώνεται.Δεδομένου ότι τα ηλεκτρονικά έγγραφα μπορούν να χρησιμοποιηθούν αντί για σκληρά αντίγραφα, αυτό συμβάλλει στη μείωση των εξόδων προμήθειας για ένα γραφείο.Επιπλέον, η ευκολία έλξης και ηλεκτρονικού εγγράφου και η χρήση είτε μιας υπηρεσίας ψηφιακής φαξ είτε ενός εξοπλισμού που συνδέεται με τον υπολογιστή σημαίνει ότι οι χρήστες μπορούν να στείλουν φαξ με χαμηλότερο κόστος, κάτι που είναι ιδιαίτερα σημαντικό εάν η επιχείρηση χρησιμοποιεί συστηματικά φαξ ως μέρος τουη επιχειρηματική λειτουργία.