Fax kỹ thuật số là gì?

Một fax kỹ thuật số là một loại tài liệu fax được gửi và đôi khi nhận được dưới dạng tài liệu điện tử thay vì một tài liệu giấy được in ra bằng máy fax tiêu chuẩn.Lợi ích của fax kỹ thuật số là tài liệu điện tử có thể được lưu trữ trong một tệp trên ổ cứng máy tính và được in khi nào và như người nhận yêu cầu một bản sao cứng.Được coi là một giải pháp thay thế xanh hơn cho fax truyền thống, có thể gửi một fax kỹ thuật số bằng phần cứng và phần mềm được phát triển cho mục đích này.Một trong những cách phổ biến hơn mà người tiêu dùng sử dụng để gửi hoặc nhận fax kỹ thuật số là tham gia các dịch vụ của nhà cung cấp dịch vụ fax điện tử.Với ứng dụng này, máy khách được cung cấp thông tin đăng nhập để truy cập mạng của nhà cung cấp, tải lên một bản sao của tài liệu điện tử mà anh ta hoặc cô ta muốn gửi, cung cấp thông tin của người nhận và sau đó gửi tài liệu.Tùy thuộc vào cách người nhận đó thích nhận tài liệu, fax kỹ thuật số có thể được chuyển đến máy fax truyền thống và được in ra như một bản sao cứng hoặc ở dạng fax email mà người nhận có thể lưu trên máy tính của mìnhLái xe để sử dụng sau.

Cùng với việc thiết lập tài khoản với nhà cung cấp fax kỹ thuật số, cũng có thể mua phần cứng cho phép người dùng sử dụng bất kỳ loại kết nối Internet nào để gửi hoặc nhận fax.Với ứng dụng này, phần cứng được gắn như một thiết bị ngoại vi với máy tính để bàn của máy tính xách tay.Phần mềm sau đó được cài đặt trên máy tính để cho phép thiết bị đính kèm cung cấp chức năng tương tự như máy fax tiêu chuẩn.Nhiều thiết kế cho phép người dùng chèn một bản sao cứng của tài liệu được fax trực tiếp vào thiết bị, sau đó làm theo các hướng dẫn cơ bản để bắt đầu gửi.Một số mô hình cũng cho phép người dùng chọn một tệp điện tử được lưu trên ổ cứng máy tính, cung cấp thông tin liên hệ cần thiết cho người nhận và gửi fax mà không cần phải sử dụng bản in.Một trong những lợi ích chính của việc sử dụng phương pháp fax kỹ thuật số là lượng giấy tiêu thụ trong quá trình này đã giảm.Vì các tài liệu điện tử có thể được sử dụng thay vì các bản sao cứng, điều này giúp giảm chi phí cung cấp cho một văn phòng.Ngoài ra, việc dễ dàng kéo và tài liệu điện tử và sử dụng dịch vụ fax kỹ thuật số hoặc một số loại thiết bị được gắn vào máy tính có nghĩa là người dùng có thể gửi fax với chi phí thấp hơn, một điều đặc biệt quan trọng nếu doanh nghiệp thường xuyên sử dụng fax như một phần củahoạt động kinh doanh.