Τι είναι το λογισμικό διαχείρισης γνώσης;

Το λογισμικό διαχείρισης γνώσης είναι ένα εργαλείο ή ένα σύνολο εργαλείων που χρησιμοποιούνται για την ηλεκτρονική συλλογή, οργάνωση, κοινή χρήση και αναθεώρηση επιχειρηματικών πληροφοριών μεταξύ μιας ποικιλίας χρηστών.Η έννοια της διαχείρισης της γνώσης (KM) αναπτύχθηκε στη δεκαετία του 1990, καθώς οι επιχειρήσεις αγωνίστηκαν με αποτελεσματικούς τρόπους διαχείρισης και ανάκτησης επιχειρηματικών πληροφοριών.Αναπτύχθηκαν συστήματα διαχείρισης περιεχομένου επιχειρήσεων, μαζί με συγκεκριμένο λογισμικό διαχείρισης γνώσης για τη διευκόλυνση της συλλογής και της διανομής της γνώσης.Επί του παρόντος, υπάρχουν εκατοντάδες διαφορετικά εργαλεία λογισμικού KM, το καθένα για ένα συγκεκριμένο είδος επιχείρησης.

Διάφορες ομάδες όπως η εξυπηρέτηση πελατών, η τεχνολογία της πληροφορίας (IT), το λιανικό εμπόριο, η επιστήμη, η μηχανική, η κυβέρνηση και η εκπαίδευση ενδέχεται να χρειαστούν εξειδικευμένη διαχείριση γνώσηςλογισμικό.Για παράδειγμα, κάποιο λογισμικό KM διαχειρίζεται πληροφορίες σχετικά με πελάτες ή πελάτες, για να βελτιώσει τις πωλήσεις και την υποστήριξη πελατών.Ένας άλλος τύπος μπορεί να συγκεντρώσει πληροφορίες σχετικά με τις δεξιότητες των εργαζομένων, τα ταλέντα, την εκπαίδευση και την κατάρτιση των επιχειρήσεων, για να αξιοποιήσει εμπειρογνωμοσύνη που μπορεί να έχει περάσει απαρατήρητη στο παρελθόν.Ορισμένα εργαλεία διαχειρίζονται τη ροή εργασίας, την παροχή κατάρτισης ή την τυποποίηση των διαδικασιών μέσω οδηγιών ή εγχειριδίων βήμα προς βήμα.

Η διαχείριση της γνώσης ξεκινά με τη διαδικασία συλλογής διαθέσιμων πληροφοριών.Τα έγγραφα χαρτιού, τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, το .pdf ή τα αρχεία επεξεργασίας κειμένου, τα σχέδια ή τα γραφικά, το περιεχόμενο ιστού, τα χειρόγραφα έγγραφα, το μικροφίλμ ή το microfiche και τα ψηφιακά αρχεία είναι όλες πιθανές εισόδους.Μια γνώση εμπειρογνωμόνων σε θέματα μπορεί επίσης να καταγραφεί και να προστεθεί στη βάση γνώσεων.Τα ειδικά εργαλεία μπορούν να μετατρέψουν διάφορες εισροές πληροφοριών σε τυπική μορφή και να βελτιώσουν την ποιότητα της προκύπτουσας τεκμηρίωσης.Το προκύπτον σύνολο γνώσεων αποθηκεύεται συνήθως σε μια ισχυρή βάση δεδομένων.Τα έγγραφα και τα αρχεία μπορούν να συνδεθούν, να ευρετηθούν και να κατηγοριοποιηθούν έτσι ώστε να είναι εύκολα σαρωμένα και πρόσβαση με εργαλεία ανάκτησης.Ορισμένες πληροφορίες ενδέχεται να χρειαστούν έλεγχο έκδοσης, ώστε οι χρήστες να είναι βέβαιο ότι θα χρησιμοποιήσουν μόνο τις πιο ενημερωμένες πληροφορίες, ενώ οι προηγούμενες εκδόσεις είναι αρχειοθετημένες.Τα εργαλεία KM επιτρέπουν σε πολλούς χρήστες να συνεργάζονται για τη δημιουργία πληροφοριών και τη διαχείριση μιας διαδικασίας αναθεώρησης και έγκρισης.Άλλα χαρακτηριστικά μπορεί να περιλαμβάνουν ελέγχους πρόσβασης, ικανότητες αρχειοθέτησης και ανάκτησης και μετατροπή σε διάφορους τύπους παραγωγής.

Υπάρχουν πολλά επιχειρηματικά οφέλη από τη χρήση λογισμικού διαχείρισης γνώσης.Μειώνει την ανάγκη για τις εταιρείες να χειρίζονται και να αποθηκεύουν μεγάλα ποσά χαρτιού ή αρχείων σε διάφορες μορφές με διάφορες απαιτήσεις αποθήκευσης.Οι πληροφορίες μπορούν να ανακτηθούν γρηγορότερα, από μια ευρύτερη ποικιλία πηγών, και μπορούν να μοιραστούν και να ελεγχθούν πιο εύκολα.Τα εργαλεία KM επιτρέπουν στους χρήστες να συλλέγουν πληροφορίες σχετικά με τις πληροφορίες, όπως μετρήσεις, παραγωγικότητα, επαναλαμβανόμενα ή κοινά προβλήματα και καταστροφές ροής εργασίας.Για τους λόγους αυτούς, το λογισμικό διαχείρισης γνώσης συνεχίζει να αυξάνεται σε δημοτικότητα, πολυπλοκότητα και πρακτική εφαρμογή.