Phần mềm quản lý kiến thức là gì?

Phần mềm quản lý kiến thức là một công cụ hoặc tập hợp các công cụ, được sử dụng để thu thập, tổ chức, chia sẻ và xem xét thông tin kinh doanh giữa nhiều người dùng.Khái niệm quản lý tri thức (KM) đã phát triển vào những năm 1990 khi các doanh nghiệp đấu tranh với những cách hiệu quả để quản lý và truy xuất thông tin kinh doanh.Các hệ thống quản lý nội dung doanh nghiệp đã được phát triển, cùng với phần mềm quản lý kiến thức cụ thể để tạo điều kiện cho việc thu thập và phân phối kiến thức.Hiện tại, có hàng trăm công cụ phần mềm KM khác nhau, mỗi công cụ được thiết kế cho một loại hình kinh doanh cụ thể.phần mềm.Ví dụ, một số phần mềm KM quản lý thông tin về khách hàng hoặc khách hàng, để cải thiện doanh số và hỗ trợ khách hàng.Một loại khác có thể thu thập thông tin về các kỹ năng, tài năng, giáo dục và đào tạo kinh doanh của nhân viên, để khai thác chuyên môn có thể không được chú ý trong quá khứ.Một số công cụ quản lý luồng công việc, cung cấp đào tạo hoặc chuẩn hóa các quy trình thông qua các hướng dẫn hoặc hướng dẫn từng bước.Quản lý kiến thức bắt đầu với quá trình thu thập thông tin có sẵn.Tài liệu giấy, email, .pdf hoặc các tệp xử lý văn bản, bản vẽ hoặc đồ họa, nội dung web, tài liệu viết tay, microfilm hoặc microfiche và các tệp kỹ thuật số đều có thể là đầu vào.Một chuyên gia về chủ đề Kiến thức cũng có thể được viết ra và thêm vào cơ sở kiến thức.Các công cụ đặc biệt có thể chuyển đổi các đầu vào thông tin khác nhau thành một định dạng tiêu chuẩn và cải thiện chất lượng của tài liệu kết quả.Bộ kiến thức kết quả thường được lưu trữ trong một cơ sở dữ liệu mạnh mẽ.

Một khi thông tin đã được thu thập, các công cụ phần mềm quản lý kiến thức khác được sử dụng để quản lý thông tin.Tài liệu và tệp có thể được liên kết, lập chỉ mục và được phân loại để chúng dễ dàng được quét và truy cập bởi các công cụ truy xuất.Một số thông tin có thể cần kiểm soát phiên bản để người dùng chắc chắn chỉ sử dụng thông tin cập nhật nhất, trong khi các phiên bản trước được lưu trữ.Các công cụ KM cho phép nhiều người dùng hợp tác tạo thông tin và quản lý quy trình đánh giá và phê duyệt.Các tính năng khác có thể bao gồm các điều khiển truy cập, khả năng lưu trữ và truy xuất và chuyển đổi sang các loại đầu ra khác nhau. Có nhiều lợi ích kinh doanh từ việc sử dụng phần mềm quản lý tri thức.Nó làm giảm nhu cầu của các công ty để xử lý và lưu trữ một lượng lớn giấy hoặc hồ sơ ở các định dạng khác nhau với các yêu cầu lưu trữ khác nhau.Thông tin có thể được truy xuất nhanh hơn, từ nhiều nguồn khác nhau và có thể được chia sẻ và kiểm soát dễ dàng hơn.Các công cụ KM cho phép người dùng thu thập thông tin về thông tin, chẳng hạn như số liệu, năng suất, định kỳ hoặc các vấn đề phổ biến và sự cố lưu lượng công việc.Vì những lý do này, phần mềm quản lý kiến thức tiếp tục phát triển về mức độ phổ biến, phức tạp và ứng dụng thực tế.