Apa itu perangkat lunak manajemen pengetahuan?
Perangkat lunak manajemen pengetahuan adalah alat, atau serangkaian alat, digunakan untuk mengumpulkan, mengatur, berbagi, dan meninjau informasi bisnis secara elektronik di antara berbagai pengguna.Konsep Manajemen Pengetahuan (KM) yang dikembangkan pada 1990 -an karena bisnis berjuang dengan cara -cara yang efektif untuk mengelola dan mengambil informasi bisnis.Sistem manajemen konten perusahaan dikembangkan, bersama dengan perangkat lunak manajemen pengetahuan tertentu untuk memfasilitasi pengumpulan dan distribusi pengetahuan.Saat ini, ada ratusan perangkat perangkat lunak KM yang berbeda, masing -masing dirancang untuk jenis bisnis tertentu.
Beragam kelompok seperti layanan pelanggan, teknologi informasi (TI), ritel, sains, teknik, pemerintah, dan pendidikan mungkin memerlukan manajemen pengetahuan khususperangkat lunak.Misalnya, beberapa perangkat lunak KM mengelola informasi tentang klien atau pelanggan, untuk meningkatkan penjualan dan dukungan pelanggan.Jenis lain dapat mengumpulkan informasi tentang keterampilan karyawan, bakat, pendidikan, dan pelatihan bisnis, untuk memanfaatkan keahlian yang mungkin tidak diketahui di masa lalu.Beberapa alat mengelola aliran kerja, menyediakan pelatihan, atau membakukan proses melalui instruksi langkah demi langkah atau manual.
Manajemen pengetahuan dimulai dengan proses mengumpulkan informasi yang tersedia.Dokumen kertas, email, .pdf atau file pengolah kata, gambar atau grafik, konten web, dokumen tulisan tangan, mikrofilm atau microfiche, dan file digital adalah input yang mungkin.Pengetahuan ahli materi pelajaran juga dapat ditulis dan ditambahkan ke basis pengetahuan.Alat khusus dapat mengubah berbagai input informasi menjadi format standar dan meningkatkan kualitas dokumentasi yang dihasilkan.Set pengetahuan yang dihasilkan biasanya disimpan dalam database yang kuat.
Setelah informasi telah dikumpulkan, alat perangkat lunak manajemen pengetahuan lainnya digunakan untuk mengelola informasi.Dokumen dan file dapat ditautkan, diindeks, dan dikategorikan sehingga mudah dipindai dan diakses oleh alat pengambilan.Beberapa informasi mungkin memerlukan kontrol versi sehingga pengguna pasti hanya menggunakan informasi terbaru, sementara versi sebelumnya diarsipkan.KM Tools memungkinkan banyak pengguna untuk berkolaborasi dalam membuat informasi dan mengelola proses peninjauan dan persetujuan.Fitur lain mungkin termasuk kontrol akses, kemampuan arsip dan pengambilan, dan konversi ke berbagai jenis output.
Ada banyak manfaat bisnis dari menggunakan perangkat lunak manajemen pengetahuan.Ini mengurangi kebutuhan perusahaan untuk menangani dan menyimpan sejumlah besar kertas atau catatan dalam berbagai format dengan berbagai persyaratan penyimpanan.Informasi dapat diambil lebih cepat, dari berbagai sumber yang lebih luas, dan dapat dibagikan dan dikendalikan dengan lebih mudah.Alat KM memungkinkan pengguna untuk mengumpulkan informasi tentang informasi, seperti metrik, produktivitas, masalah berulang atau umum, dan kerusakan aliran kerja.Untuk alasan ini, perangkat lunak manajemen pengetahuan terus tumbuh dalam popularitas, kompleksitas, dan aplikasi praktis.