Apa yang dilakukan koordinator dokumen?

Koordinator dokumen adalah seorang profesional bisnis yang membantu dalam katalog dan pengajuan berbagai jenis dokumen terkait bisnis.Dokumen -dokumen tersebut dapat mencakup faktur, korespondensi klien, memo internal dan dokumen berpemilik, dan bahkan tanda terima terkait dengan piutang atau hutang.Seiring dengan pengorganisasian dokumen untuk penyimpanan dan pengambilan yang mudah, koordinator dokumen juga dapat bekerja sama dengan orang lain di perusahaan untuk membantu dalam perakitan dokumen baru, seperti proposal yang sedang dipersiapkan untuk dipertimbangkan oleh calon klien.

Tanggung jawab umum koordinator dokumen memerlukan pengetahuan dan pemahaman yang menyeluruh tentang sistem pengarsipan yang digunakan di tempat kerja.Ini termasuk kedua metodologi yang digunakan untuk mengatur dan mengajukan salinan keras dari dokumen -dokumen utama, tetapi juga bagaimana cara mengatur dokumen elektronik dalam semacam repositori virtual, seperti dalam file yang dilindungi yang ditempatkan di server.Untuk tujuan ini, koordinator dokumen harus memiliki kemampuan untuk secara logis mengatur data sehingga semua dokumen dapat diambil kapan dan sebagaimana diperlukan.

Tugas lain yang terkait dengan pekerjaan koordinator dokumen dapat melibatkan pengkodean dan dokumen referensi silang serta mengajukannya dalam urutan tertentu dan pengaturan logis.Dalam beberapa kasus, koordinator juga akan bertanggung jawab untuk mengelola pertanyaan tentang data yang ditemukan dalam dokumen dan dapat mengambil dokumen yang benar atau serangkaian dokumen berdasarkan permintaan.Mempertahankan inventaris utama dari dokumen mana yang terkandung dalam inventaris itu, dan di mana mereka dapat ditemukan, juga merupakan tugas yang biasanya ditugaskan ke koordinator dokumen.

Karena koordinator dokumen dapat berhubungan dengan dokumen elektronik dan hard copy yang berisi informasi kepemilikan atau rahasia, izin keamanan untuk jenis pekerjaan ini seringkali cukup tinggi.Ini mengambil fungsi koordinator agak di luar ranah pegawai file, yang mungkin dipercayakan untuk mengajukan dokumen yang tidak dianggap bersifat rahasia.Bukan hal yang aneh bagi individu seperti administrator eksekutif untuk berfungsi sebagai koordinator, menciptakan dan memelihara sistem pengarsipan terutama untuk eksekutif yang mereka kerjakan secara ketat.

Pelatihan untuk bekerja sebagai koordinator dokumen bervariasi, tergantung pada ruang lingkup tanggung jawab yang dipilih oleh pemberi kerja untuk bergaul dengan posisi tersebut.Dalam beberapa kasus, keterampilan kantor dasar, seperti pengetahuan kerja menggunakan komputer, cara mengajukan dokumen menggunakan sistem pengarsipan standar, dan kemampuan untuk mengasimilasi dan secara efektif mengikuti strategi pengarsipan yang ada, sudah cukup.Sebuah bakat untuk organisasi dan pemikiran logis juga sangat membantu dalam mengejar jenis pekerjaan ini.