Ano ang ginagawa ng isang coordinator ng dokumento?

Ang isang coordinator ng dokumento ay isang propesyonal sa negosyo na tumutulong sa wastong pag-catalog at pag-file ng iba't ibang uri ng mga dokumento na may kaugnayan sa negosyo.Ang mga dokumento na iyon ay maaaring magsama ng mga invoice, sulat sa kliyente, panloob na memo at mga dokumento ng pagmamay -ari, at kahit na mga resibo na may kaugnayan sa mga natanggap na account o payable.Kasabay ng pag -aayos ng mga dokumento para sa pag -iimbak at madaling pagkuha, ang isang coordinator ng dokumento ay maaari ring gumana nang malapit sa iba sa kumpanya upang makatulong sa pagpupulong ng mga bagong dokumento, tulad ng mga panukala na inihahanda para sa pagsasaalang -alang ng mga prospective na kliyente.

Ang pangkalahatang responsibilidad ng isang coordinator ng dokumento ay nangangailangan ng isang masusing kaalaman at pag -unawa sa mga sistema ng pag -file na ginamit sa lugar ng trabaho.Kasama dito ang parehong mga pamamaraan na ginamit upang ayusin at mag -file ng mga matitigas na kopya ng mga pangunahing dokumento, ngunit kung paano din ang pag -aayos ng mga elektronikong dokumento sa ilang uri ng virtual na imbakan, tulad ng sa mga protektadong file na nakalagay sa isang server.Dahil dito, ang coordinator ng dokumento ay dapat magkaroon ng kakayahang lohikal na ayusin ang data upang ang lahat ng mga dokumento ay maaaring makuha kung kailan at kung kinakailangan.

Ang iba pang mga gawain na nauugnay sa gawain ng isang coordinator ng dokumento ay maaaring kasangkot sa mga dokumento ng coding at cross-referencing pati na rin ang pag-file ng mga ito sa mga tiyak na pagkakasunud-sunod at lohikal na pag-aayos.Sa ilang mga kaso, ang coordinator ay mananagot din sa pamamahala ng mga query tungkol sa data na matatagpuan sa loob ng mga dokumento at makukuha ang tamang dokumento o hanay ng mga dokumento na hinihiling.Ang pagpapanatili ng isang master imbentaryo kung aling mga dokumento ang nakapaloob sa loob ng imbentaryo na iyon, at kung saan matatagpuan ang mga ito, ay isang gawain din na karaniwang itinalaga sa isang coordinator ng dokumento.

Dahil ang isang coordinator ng dokumento ay maaaring makipag -ugnay sa mga dokumento ng electronic at hard copy na naglalaman ng pagmamay -ari o kumpidensyal na impormasyon, ang clearance ng seguridad para sa ganitong uri ng trabaho ay madalas na mataas.Ito ay tumatagal ng pag -andar ng coordinator na medyo lampas sa kaharian ng isang clerk ng file, na maaaring ipagkatiwala sa mga dokumento na mag -file na hindi itinuturing na kumpidensyal sa kalikasan.Hindi pangkaraniwan para sa mga indibidwal tulad ng mga executive administrator na gumana bilang mga coordinator, na lumilikha at nagpapanatili ng mga sistema ng pag -file lalo na para sa mga executive na kanilang pinagtatrabahuhan.

Ang pagsasanay para sa trabaho bilang isang coordinator ng dokumento ay nag -iiba, depende sa saklaw ng mga responsibilidad na pipiliin ng employer na makisama sa posisyon.Sa ilang mga kaso, ang mga pangunahing kasanayan sa opisina, tulad ng isang nagtatrabaho na kaalaman sa paggamit ng mga computer, kung paano mag -file ng mga dokumento gamit ang isang karaniwang sistema ng pag -file, at ang kakayahang mag -assimilate at epektibong sundin ang isang umiiral na diskarte sa pag -file, ay sapat.Ang isang kakayahan para sa samahan at lohikal na pag -iisip ay kapaki -pakinabang din sa pagtuloy sa ganitong uri ng trabaho.