Điều phối viên tài liệu làm gì?

Một điều phối viên tài liệu là một chuyên gia kinh doanh hỗ trợ danh mục thích hợp và nộp đơn các loại tài liệu liên quan đến kinh doanh.Những tài liệu này có thể bao gồm hóa đơn, thư từ khách hàng, ghi nhớ nội bộ và tài liệu độc quyền và thậm chí các biên lai liên quan đến các khoản phải thu hoặc các khoản phải trả tài khoản.Cùng với việc tổ chức các tài liệu để lưu trữ và truy xuất dễ dàng, một điều phối viên tài liệu cũng có thể hợp tác chặt chẽ với những người khác trong công ty để hỗ trợ lắp ráp các tài liệu mới, chẳng hạn như các đề xuất đang được chuẩn bị để xem xét bởi các khách hàng tiềm năng.Trách nhiệm chung của điều phối viên tài liệu đòi hỏi kiến thức kỹ lưỡng và hiểu biết về các hệ thống nộp đơn được sử dụng tại nơi làm việc.Điều này bao gồm cả hai phương pháp được sử dụng để sắp xếp và nộp các bản sao cứng của các tài liệu chính, nhưng cũng làm thế nào để tổ chức các tài liệu điện tử trong một số kho lưu trữ ảo, chẳng hạn như trong các tệp được bảo vệ được đặt trên máy chủ.Để kết thúc này, điều phối viên tài liệu phải có khả năng sắp xếp dữ liệu một cách hợp lý để tất cả các tài liệu có thể được truy xuất khi nào và khi cần thiết.Các tác vụ khác liên quan đến công việc của điều phối viên tài liệu có thể liên quan đến mã hóa và tham chiếu chéo các tài liệu cũng như nộp chúng theo các chuỗi cụ thể và sắp xếp logic.Trong một số trường hợp, điều phối viên cũng sẽ chịu trách nhiệm quản lý các truy vấn về dữ liệu được tìm thấy trong các tài liệu và có thể truy xuất tài liệu hoặc bộ tài liệu chính xác theo yêu cầu.Duy trì hàng tồn kho chính trong đó các tài liệu được chứa trong kho đó và nơi chúng có thể được tìm thấy, cũng là một nhiệm vụ thường được gán cho một điều phối viên tài liệu.Vì một điều phối viên tài liệu có thể tiếp xúc với các tài liệu sao chép điện tử và cứng có chứa thông tin độc quyền hoặc bí mật, nên việc giải phóng mặt bằng bảo mật cho loại công việc này thường khá cao.Điều này đưa chức năng của điều phối viên phần nào vượt ra ngoài vương quốc của một nhân viên tập tin, người có thể được giao cho các tài liệu không được coi là được bảo mật trong tự nhiên.Không có gì lạ khi các cá nhân như quản trị viên điều hành hoạt động như các điều phối viên, tạo và duy trì các hệ thống nộp đơn, đặc biệt là cho các giám đốc điều hành mà họ làm việc chặt chẽ.Đào tạo công việc như một điều phối viên tài liệu khác nhau, tùy thuộc vào phạm vi trách nhiệm mà người sử dụng lao động chọn liên kết với vị trí này.Trong một số trường hợp, các kỹ năng văn phòng cơ bản, chẳng hạn như kiến thức làm việc về việc sử dụng máy tính, cách nộp tài liệu bằng hệ thống nộp đơn tiêu chuẩn và khả năng đồng hóa và tuân theo hiệu quả chiến lược nộp đơn hiện có, là đủ.Một năng khiếu cho tổ chức và tư duy logic cũng rất hữu ích trong việc theo đuổi loại công việc này.