Bagaimana cara mendapatkan penggantian bahan bakar?

Penggantian bahan bakar adalah situasi di mana suatu entitas mencakup biaya bahan bakar yang digunakan oleh seorang individu dalam melakukan tugas atas nama entitas itu.Istilah ini kadang -kadang digunakan bersamaan dengan penggantian jarak tempuh, meskipun dua bentuk penggantian biaya karyawan sedikit berbeda.Proses untuk menerima penggantian bahan bakar bervariasi berdasarkan kebijakan perusahaan dan peraturan pemerintah, meskipun ada beberapa dasar yang cenderung berlaku dalam setiap situasi.

Sementara penggantian jarak tempuh dan penggantian bahan bakar sangat mirip, ada satu perbedaan utama.Yang pertama biasanya mengganti seorang karyawan berdasarkan jarak yang ditempuh atas nama majikannya saat menggunakan kendaraannya sendiri, dengan tarif tetap diterapkan untuk setiap mil yang dilalui.Sebaliknya, penggantian yang terkait dengan konsumsi bahan bakar dikaitkan dengan penggunaan kendaraan yang dimiliki perusahaan atau sewaan, dan biasanya membayar karyawan untuk jumlah bensin yang dibeli dan dikonsumsi selama perjalanan bisnis itu.

Untuk mengajukan penggantian bahan bakar, banyak perusahaan mengharuskan karyawan tersebut mengajukan permintaan penggantian.Bentuk jenis ini biasanya mencakup bidang untuk memasukkan data dasar seperti nama karyawan, tujuan perjalanan, dan informasi mengenai kapan bensin dibeli selama perjalanan itu.Formulir tersebut akan sering membutuhkan nama pendirian di mana bensin dibeli, dan biaya bahan bakar.Seiring dengan formulir permintaan, sebagian besar perusahaan mensyaratkan bahwa tanda terima yang diperoleh pada saat pembelian juga dilampirkan pada dokumen sebagai bukti bahwa transaksi sebenarnya terjadi pada tanggal dan waktu yang diklaim.Dengan asumsi dokumentasi dalam urutan yang tepat, permintaan akan disetujui dan karyawan diganti untuk pembelian bahan bakar sesuai dengan persyaratan dan kebijakan pemberi kerja.

Baik jarak tempuh dan penggantian bahan bakar dianggap sebagai bagian dari biaya perjalanan bisnis yang khas.Pendekatan mana yang tepat tergantung pada bagaimana perjalanan dilakukan.Di beberapa negara, seorang karyawan yang memilih untuk mengendarai kendaraannya sendiri untuk perjalanan bisnis berhak atas tingkat penggantian jarak tempuh tertentu yang dipahami tidak hanya menutupi biaya bahan bakar, tetapi juga memungkinkan keausan padakendaraan karyawan.Jumlah tunjangan jarak tempuh itu akan bervariasi berdasarkan perhitungan yang disetujui pemerintah yang disesuaikan secara teratur berdasarkan keadaan ekonomi umum.Jika perjalanan melibatkan penyewaan atau menyewa kendaraan, karyawan biasanya tidak dibayar berdasarkan jarak tempuh, tetapi bebas untuk mengirimkan permintaan penggantian bahan bakar untuk bensin yang dibeli saat menggunakan mobil selama perjalanan bisnis.