Cos'è un elenco di fornitori preferito?

Nella maggior parte delle grandi organizzazioni, il dipartimento degli appalti è responsabile della creazione e della manutenzione dell'elenco dei fornitori preferiti.Questo elenco è fornito ai dipartimenti e ai funzionari dell'acquisto per aiutare nell'aspetto del posizionamento degli ordini dell'approvvigionamento o dell'acquisto.Lo scopo principale di un elenco di fornitori preferiti è aiutare gli acquirenti a selezionare i fornitori che hanno completato un processo di revisione approfondito.

Il processo richiesto per aggiungere un fornitore all'elenco dei fornitori preferiti varia in base all'organizzazione.In genere, il periodo di tempo richiesto e il tipo di revisione è determinato dal valore del dollaro della merce.La maggior parte delle aziende ha un elenco di merci che devono acquistare regolarmente.Invece di emettere una richiesta di proposta (RFP) e selezionando un fornitore, forniscono un elenco di fornitori preferito al personale.

Come minimo indispensabile durante questo processo di revisione, il nome legale e l'indirizzo del fornitore vengono identificati, insieme ai numeri fiscali, merci che offrono o servizi.Molte aziende usano un servizio di valutazione, come Dunn e Bradstreet o società di valutazione specifiche del settore, per confermare la legittimità dell'azienda e determinare se ci sono problemi noti con l'azienda.

Nella maggior parte delle aziende, una revisione approfondita del venditore viene completata prima che venga aggiunto all'elenco dei fornitori preferiti.Il primo passo in questo processo è l'invio di un modulo di richiesta compilato da parte del venditore.Le informazioni richieste possono includere una copia di un rendiconto finanziario, un volume di materiali prodotti, fonti di parti, affiliazioni sindacali e un elenco dei dirigenti dell'azienda.

Queste informazioni sono riviste dal personale degli appalti, che sono responsabili di garantire che sia accurata.Oltre a questa raccolta di informazioni, molte aziende richiedono un'ispezione del sito.Durante questo processo, un membro del dipartimento degli appalti fa un tour dettagliato delle strutture, incontra il personale e esamina le procedure di garanzia della qualità.

Non è raro che le aziende rivalutassero l'elenco dei fornitori preferiti ogni tre o cinque anni.Lo scopo dell'ispezione è rivedere eventuali modifiche a procedure, fornitori e altre informazioni pertinenti.Se una qualità del prodotto delle imprese diminuisce, può essere rimossa dall'elenco dei fornitori preferiti.

È responsabilità del personale degli appalti gestire e monitorare le prestazioni dei fornitori.Rapporti su attività di acquisto, fatture, problemi e spedizioni vengono spesso raccolte su base trimestrale e riviste.La continua dedizione alla gestione dei fornitori è considerata una migliore pratica nell'organizzazione degli acquisti.