Jaka jest preferowana lista dostawców?

W większości dużych organizacji dział zamówień jest odpowiedzialny za tworzenie i utrzymanie listy preferowanych dostawców.Ta lista jest dostarczana do działów i funkcjonariuszy zakupów, aby pomóc w aspekcie zaopatrzenia lub zakupu zamówienia.Głównym celem preferowanej listy dostawców jest pomoc nabywcom w wyborze dostawców, którzy zakończyli dokładny proces przeglądu.

Proces wymagany do dodania dostawcy do listy preferowanej dostawcy różni się w zależności od organizacji.Zazwyczaj wymagany czas i rodzaj przeglądu zależy od wartości dolara towaru.Większość firm ma listę towarów, które muszą regularnie kupować.Zamiast wydawać wniosek o propozycję (RFP) i wybierać jednego dostawcę, zapewniają one personel preferowanej listy dostawcy.

Jako minimum podczas tego procesu przeglądu, nazwa prawna i adres dostawcy jest zidentyfikowana, a także numery podatkowe, towary, które oferują lub usługi.Wiele firm korzysta z usług ratingowych, takich jak Dunn i Bradstreet lub specyficzne dla branży firmy ratingowe, aby potwierdzić legitymację firmy i ustalić, czy istnieją jakieś znane problemy z firmą.

W większości firm dokładny przegląd dostawcy zostaje zakończony, zanim zostanie on dodany do listy preferowanych dostawców.Pierwszym krokiem w tym procesie jest przedłożenie wypełnionego formularza żądania przez dostawcę.Wymagane informacje mogą obejmować kopię sprawozdania finansowego, ilość wyprodukowanych materiałów, źródła części, przynależności do związków oraz listę kadry kierowniczej.

Informacje te są przeglądane przez personelu zamówień, które są odpowiedzialne za zapewnienie ich dokładności.Oprócz tego gromadzenia informacji wiele firm wymaga kontroli witryny.Podczas tego procesu członek Departamentu Zakupów wybiera szczegółową wycieczkę po obiektach, spotyka się z personelem i dokonuje przeglądu procedur zapewniania jakości.

Często zdarza się, że firmy ponownie oceniają listę preferowanych dostawców co trzy do pięciu lat.Celem kontroli jest przegląd wszelkich zmian w procedurach, dostawcach i innych istotnych informacji.Jeśli jakość produktu firmy maleje, można ją usunąć z listy preferowanych dostawców.

Obowiązkiem personelu zamówień jest zarządzanie i monitorowanie wydajności dostawców.Raporty na temat aktywności zakupowej, faktur, problemów i przesyłek są często gromadzone co kwartał i sprawdzane.Ciągłe zaangażowanie w zarządzanie dostawcami jest uważane za najlepszą praktykę w organizacji zakupowej.