Qual è il modo migliore per scrivere una lettera di business?

Quando scrivi una lettera di business, ci si aspetta che segui determinati formati.I formati hanno qualche variazione e, a meno che tu non stia prendendo una lezione su come scrivere una lettera di business, le persone potrebbero non misurare specificamente la distanza tra la parte superiore della pagina e i tuoi indirizzi e tra gli indirizzi elencati e il saluto.L'aspetto più importante quando scrivi una lettera di business è quello di rendere il tuo scopo mdash;Perché stai scrivendo la lettera mdash;molto chiaro.Tuttavia, dovresti avere familiarità con un formato di base, prima di iniziare a preoccuparti di cosa e come scriverai.

Se usi un programma di elaborazione testi, controlla il tuo programma per i modelli di lettere aziendali.Questi possono semplificare il tuo lavoro perché hanno preimpostato i margini e di solito ti informano esattamente dove posizionare cose come indirizzi.Se non hai un tale modello, la tua lettera può essere formattata in due modi.Il primo si chiama formato blocco e il secondo formato rientrato .A meno che non sia specificato, è possibile utilizzare il formato o una delle loro variazioni.La grande differenza tra i due formati è che i paragrafi non hanno rientranze e il testo può essere giustificato, quindi ogni riga ha la stessa lunghezza.In formato rientrato, non tutte le righe saranno esattamente della stessa lunghezza e la prima frase di ciascun paragrafo sarà rientrata per cinque spazi.

Esistono piccole variazioni con ogni formato, quindi questa spiegazione mirerà a un modo per scrivere rapidamente una lettera aziendale, usando il formato a blocchi, senza giustificare il testo.La lettera di business dovrebbe avere i seguenti margini: un pollice (2,54 cm) in alto, in basso, a sinistra e a destra.Controlla il tuo programma di elaborazione testi prima di iniziare e impostare questi margini se necessario.Il carattere dovrebbe essere 12 punti e Times New Roman è la scelta preferita.

Se stai digitando la carta intestata aziendale, non è necessario iniziare la lettera con il tuo indirizzo.Se stai usando la carta standard, dovresti iniziare al margine superiore con il tuo indirizzo.Non è necessario includere il tuo nome con il tuo indirizzo.Includi semplicemente il tuo indirizzo e se lo desideri, numero di telefono e e -mail.Aggiungi una data direttamente dopo l'indirizzo.Puoi rientrare il tuo indirizzo in modo che arrivi a filo con il margine giusto, ma può semplicemente iniziare dal margine sinistro, il che è più facile.

Salta una linea e scrivere il nome della persona a cui stai scrivendo, il loro titolo oazienda e il loro indirizzo.Ogni voce come il nome, il titolo e l'indirizzo della strada dovrebbero essere su una riga separata.La città, lo stato e il codice postale dovrebbero costituire l'ultima riga.Il seguente ordine è necessario per l'indirizzo: società, persona, titolo e indirizzo.

Salta un'altra linea e inizia con il saluto.Questo dovrebbe essere formale.Se stai scrivendo alla signora Smith, scriverai cara signora Smith:.Usa un colon invece di una virgola dopo il saluto.

Spazio lungo una linea e inizia il tuo primo paragrafo del corpo.Assicurati di dichiarare chiaramente l'intento della lettera entro questo primo paragrafo.Usa paragrafi aggiuntivi, con uno spazio nel mezzo, se necessario per espandersi sul tuo punto o fornire esempi.Dopo aver terminato i paragrafi del corpo, saltare giù una riga e scrivere "sinceramente", la tua osservazione di chiusura, quindi salta giù sull'albero a quattro righe prima di digitare il tuo nome e il tuo titolo se ne hai uno.Prima che la lettera di business venga spedita, non dimenticare di firmare fisicamente il tuo nome con inchiostro nero nello spazio tra la chiusura e il nome dattiloscritto.

L'obiettivo quando scrivi una lettera aziendale è quello di trasmettere efficacemente il tuo punto.Non puoi essere efficace se la tua lettera è piena di errori.Non eseguire un controllo ortografico, ma anche esaminare il documento per eventuali errori grammaticali, parole comunemente confuse e problemi di punteggiatura.Leggi la lettera ad alta voce per assicurarti di trasmettere chiaramente il tuo punto.Usa un linguaggio semplice, ma evita contrazioni o qualsiasi gergo.Una lettera di business ben scritta che arriva direttamente al punto è molto imp.Orrante, soprattutto se stai scrivendo da un'altra attività.La tua capacità di scrivere una lettera di business che è facilmente comprensibile e senza errori si riflette sulla professionalità della tua azienda.