Quali sono i diversi lavori di amministrazione dell'ufficio?

Il termine Amministrazione dell'ufficio viene spesso utilizzato in riferimento alle posizioni di supporto dell'ufficio.All'interno di quest'area, ci sono una varietà di posizioni con diversi livelli di responsabilità.Mentre alcuni lavori di amministrazione dell'ufficio forniscono supporto amministratore a dirigenti, dirigenti o dipartimenti specifici esclusivamente, altri assistono l'ufficio nel suo insieme.Man mano che sia la definizione di amministrazione che la necessità di assistenza amministrativa, molti titoli di lavoro vengono utilizzati in modo intercambiabile e variano da un luogo di lavoro all'altro.

I lavori di amministrazione dell'ufficio al livello entry di solito includono responsabilità come i documenti di apertura, smistamento e distribuzione di posta e archiviazione, digitazione, raccolta e stampa.Rispondere ai telefoni, salutare i visitatori in arrivo e ottenere rinfreschi per riunioni e pranzi può anche essere incluso in una descrizione del lavoro entry level.I lavori di inserimento dei dati e di assistenza clienti sono occasionalmente inclusi in questo gruppo.I titoli di lavoro potrebbero includere impiegati di reception, receptionist, assistente amministrativo junior o impiegato di file.

I lavori di amministrazione di medio livello spesso includono responsabilità come rispondere a domande e-mail e telefoni per conto dell'organizzazione, organizzare riunioni e viaggiare per il personale, prendendo minutiDurante le riunioni e le forniture per uffici per ordinare.A seconda delle dimensioni dell'organizzazione, alcuni uffici possono impiegare un professionista amministrativo di medio livello in ciascun dipartimento, che agisce quindi come coordinatore di quel dipartimento.Questi lavori potrebbero avere titoli come Assistente amministrativo, Coordinatore amministrativo o Manager di ufficio.

I lavori di amministrazione senior dell'ufficio gestiscono il massimo livello di responsabilità nell'amministrazione degli uffici e molto spesso comportano il lavoro a stretto contatto con i dirigenti o altri membri del senior management.Nelle piccole organizzazioni, l'amministratore dell'ufficio senior può persino gestire responsabilità che altrimenti potrebbero richiedere un intero dipartimento, come marketing, risorse umane o contabilità.Le responsabilità tipiche includono la gestione di itinerari esecutivi, la creazione di manuali e i documenti per le riunioni, l'approvazione di ordini per le forniture per ufficio, la partecipazione alle riunioni al posto dei dirigenti quando richiesto, creando rapporti sulle spese esecutive e agendo come "gatekeeper" e talvolta portavoce di uno o più dirigenti.Oltre a lavorare a stretto contatto con la direzione, i professionisti senior potrebbero anche supervisionare il personale amministratore entry -level e delegare le attività.Questi lavori potrebbero trasportare titoli come Assistente esecutivo, coordinatore esecutivo o assistente amministrativo senior.